SharePoint 20102012.02.13 18:05

[Case 16] 작업목록

   

[Q]

팀원들에게 작업을 지시하고 진행상황을 한눈에 점검하고 싶습니다. 쉐어포인트 팀사이트에서 도움이 될만한 도구가 있을까요 ?

   

[A]

팀사이트에서 제공하는 작업목록 템플릿을 사용해 작업목록을 생성하여 사용하면 나와 동료들의 작업을 관리할 있습니다.

 

   

   

[Case 16 따라 하기 1] 사이트 홈에 내게 할당된 작업 구성하기

   

작업목록을 공유하여 사용하면서 자신에게 할당된 작업만을 따로 필터링 해서 볼 수 있다면 업무의 효율성을 더 강화할 수 있을 것입니다.

아래와 같이 팀사이트의 메인 페이지에 간단하게 나의 작업목록을 꺼내 놓을 수 있습니다.

   

팀사이트에 접속하여 [사이트 작업]-->[페이지 편집]을 클릭합니다.

   

페이지가 편집모드로 변경됩니다. 편집모드에서 화면에 웹파트를 추가할 수 있습니다.

리본메뉴의 편집도구 탭의 [삽입]-->[기존목록]-->[작업] 을 선택하고 [추가]버튼을 클릭하십십시오.

   

그러면 작업목록의 요약뷰가 화면에 웹파트로 추가됩니다.

하지만 지금 상태의 요약뷰는 일반적인 작업목록의 내용을 그대로 보여주는 상태이므로 웹파트의 내용을 편집할 필요가 있습니다.

웹파트를 선택하여 리본메뉴에서 [웹파트도구]-->[옵션]-->[웹파트 속성] 을 클릭하십시오.

   

아니면 웹파트를 선택하고 컨택스트 메뉴를 불러내어 [웹 파트 편집] 을 클릭하십시오

   

그러면 화면 우측에 웹파트를 편집할 수 있는 창이 나타납니다.

이 창을 툴파트라고 부릅니다. 이 툴파트에서 선택한 보기를 "내 작업" 으로 선택을 변경하십시오.

   

그리고 [화면 표시] 영역을 펼치고 제목을 원하는 이름으로 변경합니다. 그리고 툴파트 하단의 [확인] 버튼을 클릭하십시오.

   

팀사이트의 메인 화면에 내가 작업자로 지정된 작업만 표시되는 웹파트가 배치 되었습니다.

이 웹파트는 팀사이트에 접속하는 팀원들에게 공통적으로 각자의 작업을 보여주는 기능을 제공합니다.

   

   

[Case 16 따라 하기 2] 작업목록 Gantt 차트로 보기

   

작업목록은 기본적으로 목록형태의 작업리스트를 제공합니다. 그렇지만 Gantt 차트 형태의 보기를 추가하여 사용할 수 있습니다. Gantt 차트 보기를 추가하는 방법을 살펴봅니다.

작업목록의 리본메뉴에서 [보기 만들기] 버튼을 클릭합니다

   

보기 형식을 선택하는 화면에서 [Gantt 보기] 를 선택하여 클릭합니다

   

새로 만들어지는 보기의 설정값을 넣어줄 차례입니다. 여기에서는 기본적으로 두 가지 작업만 하면 됩니다. 보기의 이름을 적어주는 작업과 Gantt 열을 설정하는 것입니다.

보기의 이름은 적절하게 타이핑 하여 입력하면 되고, Gantt 열은 아래와 같이 작업목록의 필드 중에서 같은 이름의 필드로 선택을 해주면 됩니다.

   

작업목록의 Gantt 보기가 만들어 졌습니다.

Gantt 보기는 인라인 편집 기능을 제공하기 때문에 별도의 입력창을 사용하지 않고, 아래의 화면의 작업목록에서 바로 작업추가, 변경 등을 할 수 있습니다.

   

   

[Case 16 따라 하기 3] 아웃룩과 작업목록 연결하기

   

쉐어포인트의 작업목록은 아웃룩의 작업과 동일한 기능을 제공하며, 때문에 쉐어포인트의 작업목록을 아웃룩과 연결해서 사용하면 좀 더 쉽고 편하게 하나의 공유 작업목록을 협업을 해야할 팀이 같이 사용할 수 있습니다.

아래와 같이 간단하게 작업목록을 아웃룩으로 연결할 수 있습니다.

   

쉐어포인트의 작업목록의 리본메뉴에서 [Outlook에 연결] 버튼을 클릭하면, 보안허용에 대한 확인창이 뜹니다. [허용]을 클릭하십시오.

   

그러면 아웃룩이 실행되며 작업목록을 아웃룩에 연결할 것인지 묻는 창이 뜹니다. [예] 를 클릭하십시오.

   

쉐어포인트로 로그인 하기 위해 필요한 계정과 비밀번호를 묻습니다. 자신의 쉐어포인트 계정과 비밀번호를 입력하십시오.

   

쉐어포인트의 작업목록이 아웃룩으로 연결되었습니다. 기존의 아웃룩 작업목록외에 별도의 작업목록이 하나 추가된 형태로 사용할 수 있습니다.

   

이제 쉐어포인트에 있는 작업목록을 열어 작업의 상태를 "완료" 로 수정합니다.

   

네트웍 상황에 따라 좀 다르지만, 대부분의 경우 즉시 아웃룩에 연결된 작업목록에서도 변경된 내용이 적용되어 나타납니다.

   

마찬가지로 아웃룩에서 새로운 작업을 생성하여 저장을 할 수 있습니다.

   

그러면 쉐어포인트에서도 새로 추가된 작업이 동기화되어 나타나게 됩니다.

   

   

Posted by 랜스 lanslote