SharePoint 20102012.02.23 18:05

[Case 18] 양식라이브러리

   

[Q]

직원들의 모바일 장비현황 조사를 해야합니다. 예전에는 메일로 전사원에게 메일을 발송해서 수신을 받아 수동으로 취합하는 작업을 했었는데, 굉장히 힘들고 어려웠습니다. 쉽고 빠르게 이러한 정보수집과 취합을 있는 방법이 있을까요 ?

   

[A]

쉐어포인트의 인포패스 양식 라이브러리를 이용하시면 손쉽게 양식을 만들어서 정보수집의 대상자에게 전달할 있고, 수집된 정보를 하나의 문건으로 취합하는 것도 가능합니다.

실제로 전문 개발자의 손을 거치지 않고도 상당한 수준의 설문 양식을 만들어 데이터를 수집하고 수집된 데이터를 손쉽게 엑셀로 취합하는 것이 가능합니다.

 

   

[Case 18 따라 하기 1] 모바일 장비현황 양식 만들기

   

회사 전 직원이 사용하는 모바일 장비에 대한 조사를 수행해야 할 일이 발생하였습니다. 인포패스를 사용한 양식을 제작하여 쉐어포인트의 양식으로 등록하면 손쉽게 정보를 수집하는 것이 가능합니다.

자, 따라해 볼까요 ?

   

먼저 양식을 만들기 위해 인포패스 디자이너를 실행합니다.

양식을 새로 만들 때, 서식파일은 [SharePoint 양식 라이브러리]를 선택하고 [양식 디자인] 버튼을 클릭하십시오.

   

그러면 아래와 같이 기본적인 레이아웃의 예제가 적용된 새 양식이 나타납니다.

   

양식을 우리가 만들려는 양식의 모양에 맞도록 수정해 줍니다.

간단한 예제로 다룰 것이니 필드영역을 줄이고, 적절한 레이블을 기입해 주었습니다.

   

양식에 반복구역을 삽입할 차례 입니다. 이 반복 구역은 동일한 포맷의 필드셋을 하나의 양식상에서 사용할 수 있도록 해주는 것인데, 나중에 사용자들이 작성한 결과문서들을 하나로 취합하는데 중요한 역할을 합니다.

   

반복구역을 양식 안에 삽입한 후, 표를 반복구역안으로 이동하십시오. 표를 선택하고 잘라내기 하여 반복구역 안에 붙여넣기 하면 쉽게 이동시킬 수 있습니다.

   

이제 필드컨트롤을 배치할 차례입니다.

컨트롤을 위치시킬 자리에 커서를 두고 [텍스트 상자] 를 클릭하여 필드를 생성시킵니다.

   

이 양식에서 사용할 필드는 6개 입니다. 아래 나열된 유형으로 6개의 필드 컨트롤을 추가하여 배치해 주십시오.

필드레이블

필드 컨트롤 타입

이름

텍스트 상자

소속

텍스트 상자

모바일장비 제조사

콤보 상자

모바일장비 모델명

텍스트 상자

사용 통신사

옵션 단추

사용기간

콤보 상자

 

아래와 같이 6개의 필드가 배치됩니다.

   

이제 필드의 이름을 적절하게 바꿔줄 차례 입니다. 기본값으로 할당되었던 field1 을 더블 클릭하면 속성 창이 뜨는데 그곳에서 이름을 변경해주면 됩니다.

   

아래와 같이 필드명을 다 바꿔 주십시오

필드레이블

필드 컨트롤 타입

필드 명

이름

텍스트 상자

User_Name

소속

텍스트 상자

User_Dept

모바일장비 제조사

콤보 상자

Mob_Company

모바일장비 모델명

텍스트 상자

Mob_Model

사용 통신사

옵션 단추

Mob_Network

사용기간

콤보 상자

Mob_Years

 

그러면 아래의 화면과 같이 오른쪽에 생성된 필드들이 보이게 된다.

   

필드명을 다 변경해 주었으면, 콤보 상자 필드에 선택옵션들을 설정해줄 차례 입니다.

콤보 상자 필드인 [Mob_Company] 필드를 클릭하여 선택하고 리본메뉴에서 [선택사항 편집] 을 클릭하십시오.

   

콤보 상자 속성에서 선택 사항을 추가해 줄 수 있습니다.

   

아래와 같이 선택 값들을 추가해 줍니다.

   

같은 콤보 상자 유형인 [Mob_Years] 필드도 마찬가지의 방법으로 속성창을 열어 선택사항을 설정해 줍니다.

   

마지막으로 옵션 단추인 [Mob_Network] 필드는 별도의 속성창에서 선택 값을 설정하지 않고 양식 상에서 직접 타이핑 하여 설정합니다. 여기서는 간단하게 3개 통신사를 나열하였습니다.

   

이제 만들어진 양식을 쉐어포인트 서버에 게시할 차례 입니다.

인포패스의 [파일] 탭에서 [게시] --> [SharePoint Server] 를 클릭합니다.

   

양식을 게시하기 위해서는 먼저 저장이 되어 있어야 합니다. [확인]을 클릭하십시오

   

저장위치와 파일명을 설정해 주는 창이 뜹니다. 적절한 이름을 부여하여 인포패스 양식을 저장하시면 됩니다.

   

양식 저장 후 양식 게시 마법사가 시작됩니다.

게시할 쉐어포인트 사이트의 URL 을 입력해주고 [다음]을 클릭합니다.

   

쉐어포인트 사이트에 접속하기 위한 계정과 패스워드를 입력해줍니다

   

[브라우저를 사용하여 이 양식 작성] 옵션을 활성화 해줍니다. 이 후 쉐어포인트를 방문한 사용자가 인포패스 클라이언트가 없어도 웹브라우저에서 이 양식을 그대로 사용할 수 있도록 하기 위한 옵션입니다.

[양식 라이브러리] 로 생성할 라이브러리 타입을 지정하고 [다음]을 클릭하십시오.

   

[새 양식 라이브러리 만들기] 를 선택하십시오.

   

양식 라이브러리의 이름을 설정하고 [다음]을 클릭하십시오

   

[다음]을 클릭하십시오.

   

[게시]를 클릭하면 실제로 게시가 시작됩니다.

   

게시가 완료 된 후 게시된 양식을 메일에 담아 보내기 위해 [전자 메일로 양식 보내기] 옵션을 활성화 한 후 [닫기] 를 클릭합니다.

   

옵션에서 선택한 대로 아웃룩의 메일 작성창에 방금 만든 인포패스 양식이 본문으로 적용되어 메일을 보낼 수 있도록 뜹니다.

여기서 수신인을 지정하고 메일을 보내면 메일을 받은 사람은 쉐어포인트에 방문하지 않고 아웃룩에서 양식의 필드에 값을 입력하고 저장하는 것만으로도 현황조사 데이터가 서버에 전송됩니다.

   

메일을 통하지 않고 쉐어포인트 사이트에서는 [모바일 현황 조사] 목록에서 [문서 추가] 버튼을 클릭하면 웹브라우저를 통해 아래와 같은 웹양식으로 현황조사에 참여할 수 있습니다.

   

   

[Case 18 따라 하기 2] 모바일 장비현황 통계추출하기

   

이전 내용에서 인포패스를 이용해 간단한 온라인 설문 양식을 만들고 서버에 등록하였습니다.

이번에는 그렇게 수집된 정보들을 하나의 데이터로 취합하고, 통계집계에 좀 더 적합한 엑셀형태로 데이터를 변환해 보겠습니다. 이 작업을 하기 위해서는 컴퓨터에 인포패스 프로그램이 설치되어 있어야만 합니다.

양식을 통해 데이터들이 수집되어 있습니다

   

리본 메뉴에서 보기선택 콤보 상자를 통해 [문서 병합] 보기를 선택합니다.

   

문서 병합 보기로 이동한 후 병합의 대상이 될 문서들을 체크박스를 통해 선택합니다.

그리고 리본의 [병합] 버튼을 클릭합니다.

   

그러면 인포패스 클라이언트가 실행됩니다. 그리고 자동으로 선택했던 문서들을 가져와서 하나의 양식으로 병합하는 작업이 진행됩니다. 병합이 끝나면 아래와 같은 형태로 [반복구역] 이 그대로 반복되는 형태로 데이터가 모이게 됩니다.

   

사실 병합 과정은 여기에서 종료된 것입니다만, 좀 더 사용활용도가 높은 엑셀의 형태로 데이터를 변환하는 것이 좋습니다. 인포패스에서 [파일] 탭을 클릭하고 [저장/보내기]-->[엑셀로 내보내기] 를 클릭하십시오.

   

엑셀 내보내기 마법사가 시작됩니다.

[다음]을 클릭하십시오

   

[모든 양식 데이터]를 선택하고 [다음] 을 클릭하십시오

   

[이 양식에서만 테이터 보내기] 를 선택하고 [마침]을 클릭하십시오

   

아래와 같이 엑셀로 데이터가 변환되어 집니다.

   

   

Posted by 랜스 lanslote