SharePoint 20102012.03.01 18:06

[Case 20] 레코드센터

[Q]

현재 사용하고 있는 EDMS 시스템이 노후되어 성능상 한계에 부딪힌 상황입니다. 포탈/협업으로 이미 쉐어포인트를 사용하고 있는데, 쉐어포인트도 ECM 기능을 자체적으로 가지고 있다고 알고 있어서 쉐어포인트를 이용한 EDMS 시스템을 구현하는 것을 검토하려고 합니다. 그렇지만 문서라이브러리나 팀사이트는 문서공유/협업에 초점이 맞추어져 있는 같아서 대용량의 문서를 보관하는 ECM 시스템으로 적합할지 조금 걱정이 됩니다.

 

[A]

쉐어포인트는 ECM(Enterprise Content Management) 위한 특화된 기능들을 자체적으로 가지고 있으며, 레코드 센터 사이트를 통해 이상적인 문서 보관소를 구현하실 있습니다.

보통 ECM 솔루션이 갖추어야 기본적인 기능으로 아래와 같은 기능들이 거론됩니다.

  • 문서의 고유한 ID 부여
  • 전사적인 메타데이터 용어집
  • 문서관리 정책에 따른 폐기/이관/보관 기능
  • 연관된 문서를 묶어서 보관하는 기능
  • 대량의 문서를 효율적으로 저장할 있는 기능
  • 폴더나 문서에 보안을 설정하여 적용할 있는 기능
  • LOB 시스템과 손쉽게 연동할 있는 기능

이러한 기능은 쉐어포인트가 기본적인 기능으로 제공을 하고 있습니다.

이외에도 쉐어포인트는 문서관리에 도움이 되는 특화기능 들을 제공하고 있는데 아래와 같은 기능들이 활용될 있습니다.

  • 시스템 ,외부에서 손쉽게 레코드센터로 문서를 보낼 있는 기능
  • 설정된 규칙에 따라 문서를 자동으로 분류 저장하는 기능
  • 문서를 보관용 레코드로 지정하여 수정/삭제를 방지하는 기능
  • 문서의 사용현황과 같은 정보를 기록하여 보고하는 기능
  • BLOB 데이터를 데이터베이스에서 분리해서 파일로 저장하는 기능

 

 

[Case 20 따라 하기 1] 레코드 센터 생성하고 보내기 연결 구성하기

 

레코드 센터는 사이트 모음으로 생성해야만 합니다. 따라서 일반적인 하위사이트를 만드는 것과는 달리 중앙관리 사이트에서 관리자가 생성을 해주어야 합니다.

사이트 모음이라 하면 별도의 웹응용프로그램을 만들고 그 아래에 첫 번째 사이트 모음을 만드는 방법과 기존의 웹 응용 프로그램에 추가적인 사이트 모음을 만드는 방법이 있는데, 양쪽 다 무방합니다. 별도의 웹 응용 프로그램으로 레코드 센터를 분리시키면, 향후 확장시의 편의성이나 관리효율이 좋아지지만, 반면에 독립적인 URL 이 하나 더 생기기 됩니다. 기존 웹 응용 프로그램에 사이트 모음을 추가한다면 하나의 URL 호스트를 계속 쓸 수 있는 반면, 확장시의 편이성 등이 떨어지게 됩니다.

 

레코드 센터는 사이트 서식 파일 중 [엔터프라이즈] 하위의 [레코드 센터] 를 선택하여 생성하면 됩니다.

 

그러면 아래와 같이 레코드 센터가 생성되는 것을 보실 수 있습니다.

 

이제 레코드 센터를 본격적으로 활용하기 위해 "보내기 연결 구성을 등록할 차례 입니다.

보내기 연결 구성을 등록하면 팀사이트나 마이사이트 등의 문서 라이브러리에서 레코드센터로 문서를 복사하거나 이동하는 등의 이관작업을 손쉽게 할 수 있고, 팀사이트나 개별 문서라이브러리 단위의 보존정책에서 조건에 부합하는 문서를 자동으로 레코드센터로 이관할 수 있게 됩니다.

 

중앙관리 사이트에서 [일반 응용 프로그램 설정] -> [외부 서비스 연결] -> [보내기 연결 구성]을 클릭해서 등록 페이지로 이동합니다.

 

보내기 연결을 등록하는 화면은 실제로 사용자들이 사용하는 웹응용프로그램에 레코드센터로 보내는 기능을 추가해주는 것입니다. 따라서 [웹 응용 프로그램] 항목은 팀사이트나 포탈사이트가 존재하는 웹 응용프로그램을 선택해 줍니다. 만약 사용하고 있는 웹 응용 프로그램이 여러 개인 경우 이 [웹 응용 프로그램] 항목의 선택을 바꿔 가면서 각각 등록해주어야 합니다.

[연결 설정] 항목에서 연결의 [표시이름]을 입력하고 [보내기 작업]을 선택합니다. URL로 보내기 입력란에는 사용하고자 하는 레코드센터의 사이트 URL과 "/_vti_bin/officialfile.asmx"를 조합하여 웹주소를 적어줍니다. 그리고 [연결 추가]를 클릭하면 등록됩니다.

 

정책상 하나의 보내기 연결을 등록할 수도 있지만, 아래와 같이 보내기 작업별로 여러 개의 보내기 연결을 등록할 수도 있습니다. 물론 레코드센터를 여러 개 운영하고 있다면 보내기 연결을 각각 등록할 수도 있습니다.

 

보내기 연결이 등록된 후, 사이트의 문서라이브러리로 이동하면, 리본메뉴나 개별 파일의 컨텍스트 메뉴에서 보내기 연결이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

 

실제로 파일을 선택한 후 [레코드센터-복사] 라는 보내기 연결기능을 수행하면 아래와 같이 완료보고가 나오는 것을 볼 수 있습니다.

 

이렇게 보내기 연결구성을 통해 보내진 파일들은 일단 레코드 센터내의 "자동 전송 라이브러리" 가 받게 됩니다. 이렇게 보내기 테스트가 완료되면 레코드센터의 생성은 정상적으로 완료된 것으로 보시면 됩니다.

 

 

[여기서 잠깐] 레코드센터 생성시 고려할 점

레코드 센터에 저장되는 문서는 공유하고 협업하기 위한 것이라기 보다는 보관/보존하기 위한 문서들입니다. 레코드 센터로 이관되어 저장된 문서는 자동으로 레코드로 문서의 속성이 승격되어 편집이나 삭제가 제한됩니다. 그리고 레코드센터의 성격상 보관을 위한 문서들이 시간이 지나면 지날수록 수와 양이 증가하게 됩니다.

따라서 레코드 센터의 물리적인 저장소를 일반적으로 사용하는 포탈사이트나 협업사이트 들과 분리하는 것이 좋습니다. 그러기 위해서는 레코드 센터를 아예 독립적인 웹응용프로그램으로 구성하는 것도 좋습니다. 그렇게 떼어내지 못한다면 최소한 사이트 모음을 생성하기 전에 레코드센터 전용의 콘텐츠 데이터베이스를 생성해주고 만드는 것이 좋습니다

또한 레코드 센터의 생성을 계획할 때에는 현재 보관해야 문서의 수와 양을 고려하는 동시에, 앞으로 생성되어 보관할 문서의 수와 양을 예상하여 계획하여야 합니다. 보통 하나의 레코드 센터 사이트가 감당할 있는 문서의 수는 수천만 (Tens of Millions)으로 가이드 되고 있습니다. 따라서 이보다 많은 양의 문서를 보유하고 있거나 문서의 증가 추세로 보아 앞으로 문서의 수가 수천만 건에 다다를 것으로 예상된다면, 여러 개의 레코드 센터를 논리적으로 묶어서 분산 처리하는 방식을 채택해야 합니다.

 

<여러 개의 레코드 센터를 이용한 분산 저장 구성 >

 

  

 

 

 

[Case 20 따라 하기 2] 레코드 센터 구성하기

 

이제 레코드 센터의 내부를 설정할 차례 입니다. 쉐어포인트 2010의 레코드 센터는 아래와 같이 [레코드 센터 관리] 라는 별도의 메뉴를 두어 레코드센터의 설정을 돕고 있습니다. 메뉴를 클릭해서 관리 페이지로 이동해 보십시오.

 

레코드 센터 관리 페이지에서는 아래와 같이 수행해야 하는, 그리고 수행할 수 있는 설정 및 관리 작업에 대한 링크들을 설명과 함께 제공합니다.

실제로 설정작업에 링크된 1단계부터 3단계까지의 작업수순은 레코드 센터를 사용하는데 아주 중요한 절차입니다. 이 단계 들은 별도로 설명을 하겠습니다.

이러한 레코드 센터의 설정작업은 그 자체로 레코드 센터를 이용한 문서관리 정책을 시스템화 하는 것과 같습니다. 따라서 실제로 레코드 센터의 설정작업을 하기 전에 어떻게 레코드를 분류하고 보관할 것인지에 대한 고민이 선행되어야만 합니다.

 

 

[Case 20 따라 하기 2-1] 1단계 콘텐츠 형식 만들기

기본적으로 레코드 센터에 생성되어 있는 자동 전송 라이브러리나 레코드 라이브러리는 "문서" 콘텐츠 형식만을 지원하고 있습니다. 물론 기본적으로 제공되는 "문서" 콘텐츠 형식만으로도 레코드 센터를 운용하는 데는 문제가 없습니다.

그렇지만 레코드 센터에서 활용할 수 있는 "콘텐츠 구성 도우미"나 "메타데이터 탐색"를 제대로 사용하기 위해서는 "문서" 콘텐츠 형식을 확장한 새로운 콘텐츠 형식을 만들어서 추가적인 속성을 부여해 주어야 합니다.

 

콘텐츠 형식을 만들기 위해서 [사이트 설정] -> [갤러리] -> [사이트 콘텐츠 형식]을 클릭하여 사이트 콘텐츠 형식 갤러리로 이동하십시오.

 

사이트 콘텐츠 형식 갤러리 페이지에서 [만들기] 버튼을 클릭하여 새로운 콘텐츠 형식을 만드는 페이지로 이동하십시오.

 

새로 만들 콘텐츠 형식의 [이름]을 입력하고 상위 콘텐츠 형식을 선택하십시오. "문서" 콘텐츠 형식을 상속받아 새로 만들 것이므로, "문서 콘텐츠 형식" 아래의 "문서"를 상위 콘텐츠 형식으로 선택하시면 됩니다. 이제 [확인] 버튼을 클릭하면 콘텐츠 형식이 만들어 집니다.

 

새로 콘텐츠 형식이 만들어 졌으면 속성을 추가할 차례 입니다. 콘텐츠 형식 정보 페이지에서 [새 사이트 열에서 추가]를 클릭하십시오

 

사이트 열을 만드는 페이지에서 열의 종류를 [관리되는 메타데이터]로 설정하고 열 이름을 입력하십시오.

 

그리고 실제 사용할 메타데이터 용어집을 선택해 줍니다. 여기에서는 [Case 3] 에서 다루었던 공개된 일반 비즈니스 용어집을 사용해보겠습니다 (다운로드 : http://datafacet.com/signup.aspx?feat=GBT_SP2010) 이제 확인 버튼을 클릭하면 사이트 열이 콘텐츠 타입에 추가됩니다.

 

콘텐츠 타입에 사이트 열을 하나 더 추가해 보겠습니다. [새 사이트 열에서 추가]를 클릭하여 사이트 열 생성 페이지로 이동하십시오. 이번에는 [선택(선택 메뉴)] 로 정보 형식을 선택하십시오.

 

그리고 실제 선택의 옵션으로 사용될 문자열들을 입력하십시오. 여기서는 작성년도의 사이트 열이므로 년도를 의미하는 숫자들을 입력해 두었습니다. 확인 버튼을 클릭하여 사이트 열을 만듭니다.

 

이렇게 콘텐츠 형식에 두 개의 열이 추가된 것을 볼 수 있습니다. 이렇게 "문서" 콘텐츠 형식을 확장하여 속성을 추가한 새로운 콘텐츠 형식이 생성되었습니다.

 

이제 새로 만든 콘텐츠 형식을 레코드 센터 안에 있는 라이브러리 들이 사용할 수 있도록 지정해 주는 작업이 필요합니다. 자동 전송 라이브러리에서 리본메뉴의 [라이브러리 설정]을 클릭하여 라이브러리 설정화면으로 이동하십시오. 설정 페이지에서 [콘텐츠 형식] -> [기존 사이트 콘텐츠 형식에서 추가]를 클릭하십시오.

 

방금 전에 만든 "보관문서" 콘텐츠 형식을 오른쪽으로 추가해주고 [확인] 버튼을 클릭하십시오.

 

그러면 라이브러리 설정 페이지에서 콘텐츠 형식이 추가된 것을 볼 수 있습니다. 이러한 콘텐츠 형식 추가 작업을 자동 전송 라이브러리뿐만 아니라 다른 레코드 라이브러리들에도 진행하셔야 합니다. 레코드 라이브러리들에 "보관문서" 콘텐츠 형식을 추가해 주십시오.

 

자동전송 라이브러리에 등록된 문서의 속성 편집창을 열어보면 "문서"<->"보관문서" 로 콘텐츠 형식을 변경할 수 있는 기능을 보실 수 있습니다. 또한 "보관문서"로 콘텐츠 형식을 변경하면 그에 따라 추가된 속성값을 입력할 수 있습니다.

 

또한 이렇게 만들어진 추가열들은 메타데이터 탐색을 설정하면 아래와 같이 레코드 라이브러리에서 활용하는 것도 가능합니다.

 

[Case 20 따라 하기 2-2] 3단계 콘텐츠 구성 도우미 규칙 만들기

 

설정작업의 연속성을 위해 1단계에서 바로 3단계의 설정작업을 이어가겠습니다. 콘텐츠 구성 도우미 규칙은 자동 전송 라이브러리에 임시로 저장된 문서를 실제 보관 장소인 레코드 센터로 옮기는 데 사용되는 규칙입니다. 이 예제에서는 간단하게 동작하는 방식을 소개하는 형태로 규칙을 만들어 볼 것입니다. 실제로 문서의 보관소로써 사용되는 레코드 센터에는 문서의 종류별 속성별로 목적에 맞는 다양한 규칙을 만들어서 사용하시면 될 것입니다.

 

화면에서 [콘텐츠 구성 도우미 규칙] 의 [새 항목 추가]를 클릭하십시오.

 

규칙을 생성하는 화면에서 규칙의 이름을 입력하고, [전송의 콘텐츠 형식]을 선택해야 합니다. 좀 전에 생성했던 "보관문서" 콘텐츠 형식을 선택하십시오. 자동 전송 라이브러리에 저장된 문서 중 "보관문서" 콘텐츠 형식에 해당하는 문서들에 이 규칙을 적용하겠다는 의미입니다.

 

그 외에 추가적인 [조건]을 설정할 수 있습니다. 아래와 같이 설정하면 무조건 참이 반환되므로 조건으로써 걸러내지 않게 됩니다.

 

이 속성기반 조건은 위에서 선택한 콘텐츠 형식을 따라 그 콘텐츠 형식이 가지고 있는 사이트 열 들을 활용해서 다양한 필터링 조건을 만들어 낼 수 있게 해 줍니다. 아래와 같은 조건식을 만들어서 조건 별로 규칙을 만든다면 좀 더 세분화된 규칙을 사용할 수 있게 되는 것입니다.

 

이제 위에서 설정한 조건들에 맞는 문서들을 이동시킬 레코드 라이브러리의 대상위치를 지정하는 일이 남았습니다. 기본적으로는 이 레코드 센터내의 라이브러리와 필요하다면 그 하위의 폴더를 지정할 수 있습니다. [찾아보기] 버튼을 클릭하면 라이브러리와 폴더를 쉽게 선택할 수 있습니다.

여기에 [속성의 각 고유 값에 대해 자동으로 폴더 만들기]를 활성화 해주면 속성의 값으로 폴더를 하위폴더를 자동생성해서 분류 저장할 수 있습니다. 아래의 예에서라면 작성년도가 2007 인 문서는 자동으로 "작성년도 – 2007" 이라는 폴더를 만들고 그 안으로 이동됩니다.

만약 레코드 센터가 여러 개를 운영 중이라면 [다른 사이트의 다른 콘텐츠 구성 도우미] 항목을 선택하고 다른 레코드센터를 위해 등록된 "보내기 위치 설정"을 선택하여 이 레코드 센터의 라이브러리로 저장하는 것이 아닌, 다른 레코드 센터의 자동 전송 라이브러리로 이동시킬 수 있습니다. 그러면 그 레코드 센터에 정의된 콘텐츠 구성 도우미 규칙을 이용해 그 사이트 안에서 저장시킬 수 있습니다.

 

 

 

[Case 20 따라 하기 2-3] 2단계 레코드 라이브러리 만들기

2단계는 레코드 센터 내에 레코드 라이브러리들을 추가로 만들고 그러한 레코드 라이브러리에 대한 보존정책을 설정하는 내용입니다. 레코드 라이브러리는 문서 라이브러리와 같이 별도의 템플릿을 제공하므로 손쉽게 추가로 생성할 수 있습니다.

보존정책은 문서의 유지기간이 지나면 폐기하거나 이관하는 등의 작업을 자동화 할 수 있는 설정으로 레코드 라이브러리에서만 사용되는 내용은 아닙니다. 오히려 일반적인 팀사이트나 마이사이트의 문서 라이브러리 등에 설정함으로써 일정기간이 지난 문서는 자동으로 레코드센터로 이관하거나 삭제할 수 있는 기능으로 사용되는 것이 일반적입니다.

그리고 이러한 보존정책은 쉐어포인트의 레코드 선언 기능과 맞물려서 강력한 문서 관리 기능을 실현해 줍니다. 레코드로 선언된 문서와 선언되지 않은 문서의 보존정책을 별도로 지정할 수 있기 때문에, 굳이 레코드 센터로 자동이관 하지 않더라도 관리자에 의해 레코드로 선언된 문서는 유지기간에 제한이 없고, 레코드로 선언되지 않은 문서는 작성된 지(혹은 최종 수정 후) 일년의 유지기간을 두어 일년이 지나면 자동으로 휴지통으로 이동시켜 버릴 수도 있습니다.

반면 레코드 센터에서의 보존정책은 또한 보관하고 있는 문서의 레코드 센터내의 유지기간을 설정함으로써 3년 혹은 5년 이 지난 문서는 삭제하거나, 별도의 아카이빙 용 레코드센터로 이관시킬 수도 있는 기능을 제공하는 데 그 의의가 있습니다

 

보존정책을 설정하려면 레코드 라이브러리의 리본메뉴에서 [라이브러리 설정] 을 클릭하여 라이브러리 설정화면으로 이동하십시오. 그 후 [사용 권한 및 관리] -> [정보 관리 정책 설정] 을 클릭하여 페이지를 이동하십시오

 

정보 관리 정책 설정 페이지에서는 보존정책을 설정할 수 있는데, 두 가지 방법을 제공합니다.

첫 번째 방법은 콘텐츠 형식의 단위로 설정하는 방법입니다. 아래의 화면은 기본설정 화면으로써 콘텐츠 형식별로 보존정책을 설정하는 화면입니다. 보존정책을 설정하고자 하는 콘텐츠 형식의 이름을 클릭하면 정보관리 정책을 설정하는 화면으로 이동합니다. 이렇게 설정한 정보 관리 정책은 이 라이브러리에서만 적용이 됩니다. 사이트 내의 라이브러리에 공통적으로 적용되는 콘텐츠 타입의 정보관리 정책을 설정하려면, [사이트 설정] -> [갤러리] -> [사이트 콘텐츠 형식] 을 클릭하여 실제로 콘텐츠 형식을 선택하여 이동한 사이트 콘텐츠 형식 정보 화면에서 [정보 관리 정책 설정]을 클릭하여 설정하면 됩니다.

그리고 두 번째 방법은 라이브러리 별로 설정하는 방법입니다. 이 방법은 콘텐츠 형식을 가리지 않고 그 라이브러리에 저장된 모든 문서에 적용되는 보존정책을 설정할 수 있습니다. 화면상의 [원본 변경] 링크를 클릭하면 설정할 수 있습니다.

실제로 [원본 변경]을 클릭해서 라이브러리에 적용되는 보존정책을 설정해 보겠습니다.

 

[보존 원본]의 선택 값을 "라이브러리 및 폴더"로 변경하면 화면상에서 라이브러리 기반 보존일정을 설정할 수 있는 필드들이 보여지게 됩니다.

 

[보존 단계 추가] 링크를 클릭하면 아래와 같은 창이 뜹니다.

이 창에서 날짜속성에 기반한 이벤트 기간을 설정하고, 수행작업을 지정합니다. 삭제하거나 레코드센터로 이관하거나 하는 등의 작업설정이 가능하고, 미리 설정해 놓은 워크플로를 구동시킬 수도 있습니다.

 

여러 가지 옵션을 적절히 활용하고 레코드인지의 여부에 따라 보존정책을 설정하면 아래와 같은 복합적인 보존정책을 구성하여 사용하는 것도 가능합니다.

 

 

Posted by 랜스 lanslote