SharePoint 20102012.02.09 18:05

[Case 15] 공유일정

   

[Q]

신규사업 런칭을 위한 TFT 위한 팀사이트를 개설해서 사용중입니다. TFT 구성원이 프로젝트의 주요 마일스톤과 각종 이벤트를 손쉽게 공유할 있는 방법이 있을까요 ?

   

[A]

쉐어포인트는 문서 라이브러리 외에도 각각의 다른 용도를 위한 목록 템플릿을 제공합니다. 일정목록은 약속과 이벤트의 일정을 기록하기 위한 것으로, 사이트의 구성원이 하나의 일정을 공유하여 사용할 있도록 하고 있습니다.

 

   

[Case 15 따라 하기 1] 공유일정 생성하기

   

공유일정을 만들수 있기 위해서는 적정한 권한을 가지고 있어야 합니다. 문서 라이브러리나 일정을 생성할 수 있는 권한은 사이트의 "소유자" 신분이면 당연히 가지고 있게 됩니다만, 소유자가 아니더라도 개별적으로 목록과 라이브러리를 생성할 수 있는 권한만을 따로 부여할 수도 있습니다.

   

팀사이트에 일정목록을 아래와 같이 간단하게 만들 수 있습니다

사이트 작업에서 [사이트 작업]-->[기타옵션]을 클릭합니다.

   

만들기 마법사 창에서 목록형식을 [목록]으로 지정하면 "일정" 목록 유형을 쉽게 찾을 수 있습니다. "일정" 유형을 선택하고 목록의 이름을 입력하고 [만들기] 버튼을 클릭합니다

   

만들기 버튼을 클릭하면 바로 일정 목록이 생성됩니다.

   

이 일정목록은 기본적으로 목록이 속해 있는 사이트의 권한을 그대로 상속받습니다. 별도로 권한을 설정할 수도 있고, 추가적인 알림을 설정하여 일정목록에 추가/변경되는 사항을 메일로 받아볼 수도 있습니다.

   

[Case 15 따라 하기 2] 아웃룩과 연동하는 일정목록

   

쉐어포인트의 일정은 아웃룩과 연결해서 사용하기 위한 것이라고 말해도 과언이 아닐 정도로 완벽한 연결기능을 제공합니다.

아래와 같이 아주 간단하게 쉐어포인트의 일정목록을 아웃룩 클라이언트와 연결할 수 있습니다.

   

일정목록의 리본메뉴에서 [Outlook에 연결] 버튼을 클릭하면 보안상의 허용여부에 대한 창이 뜹니다. [허용]을 클릭합니다.

   

그러면 자동으로 아웃룩이 뜨면서 일정연결에 대한 확인창이 뜹니다. [예]를 클릭합니다.

   

일정을 연결하면서 쉐어포인트 서버에 접속할 계정과 아이디를 묻습니다. 자신이 쉐어포인트 서버에 접속할 떄 사용하는 아이디와 비밀번호를 입력합니다.

   

아웃룩에 새로운 일정 하나가 연결되었습니다.

   

이렇게 아웃룩으로 연결된 쉐어포인트 일정은 완전한 양방향 동기화를 기능을 제공합니다. 따라서 아웃룩에서 일정에 더블클릭하여 일정을 작성하게 되면, 그 내용이 쉐어포인트 서버로 자동으로 동기화 됩니다.

   

그렇게 아웃룩으로 부터 동기화된 일정은 다시 이 일정을 같이 사용하는 팀원들에게 자동으로 전파됩니다.

   

물론 오프라인상에서 작성되고 변경된 일정은 추후 서버에 접근할 수 있는 환경이 될 때까지 보관되고 온라인 시 적용됩니다. 이러한 쉐어포인트의 일정은 하나의 일정을 여러 사람이 같이 사용할 때 빛을 발하는 기능 중의 하나 입니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.02.02 18:04

[Case 14] 워크플로우

   

[Q]

우리 팀은 문서산출물을 관리하는 담당자가 존재합니다. 사이트 내에 산출물 등록 용도의 문서 라이브러리를 구성하여 담당자가 관리하도록 예정입니다. 산출물 문서 라이브러리에 등록되는 문서에 대해서는 자동으로 문서 담당자에게 회람하도록 하고 싶은데 좋은 방법이 없을까요 ?

   

[A]

쉐어포인트의 워크플로우를 사용하여 그러한 회람요청/승인요청을 자동화하고 그에 따른 진행내역을 관리할 있습니다.

쉐어포인트는 문서관리에 필요한 기본적인 워크플로우를 탑재하고 있습니다

이러한 기본 워크플로우 외에 쉐어포인트 디자이너를 이용하여 재사용 가능한 워크플로우 프로세스를 만들어서 사용하는 것도 가능합니다

 

   

[Case 14 따라 하기 1] 기본워크플로우로 의견수집하기

   

가장 먼저 해야할 것은 문서 라이브러리에 사용할 워크플로우 인스턴스를 생성하는 것입니다. 워크플로우 작업을 하기 위해 리본 메뉴의 [워크플로 설정] 버튼을 클릭하여 워크플로 설정화면으로 이동합니다.

   

워크플로 설정 페이지에서는 새로운 워크플로를 추가하거나, 이미 등록되어 있는 워크플로를 관리할 수 있습니다. [워크플로 추가] 링크를 클릭하십시오.

   

이제 워크플로 추가를 할 수 있습니다.

콘텐츠 형식 항목은 "모두" 로 선택항목을 둡니다. 이 항목에서 다른 값을 선택하면 해당 선택되는 콘텐츠 유형에 대한 워크플로를 등록할 수 있습니다. 그러면 문서 라이브러리에 대한 워크플로우가 아닌 콘텐츠 유형에만 적용되는 워크플로를 생성하게 되는 것입니다.

워크플로 항목에서 "의견 수집 - SharePoint 2010" 이라는 워크플로를 선택하고 이름항목에 이 워크플로의 이름을 입력합니다.

화면 하단의 [다음] 버튼을 클릭하십시오.

   

다음 페이지에서는 의견수집 워크플로우의 초기값을 세팅할 수 있습니다.

검토자를 지정하고, 요청메시지를 입력합니다. 다른 항목은 현재는 입력하지 않아도 됩니다. 좀 더 자세한 워크플로의 설정을 이러한 기타 항목들을 이용해서 설정할 수 있습니다.

[저장] 버튼을 클릭하면 워크플로우가 생성됩니다.

   

이제 실제로 이 의견수집 워크플로를 구동해 보겠습니다.

좀 전까지의 작업은 관리자의 신분으로 작업한 것입니다. 그리고 실제 워크플로를 사용하는 주체는 관리자가 아닌 일반 사용자 이므로 실제 사용자의 이름으로 로그인 하였습니다.

이 워크플로우는 수동으로 실행하는 것을 가능하게 설정되어 있으므로 사용자가 직접 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로를 적용할 문서를 선택하고 리본메뉴에서 [워크플로] 버튼을 클릭합니다.

   

워크플로 설정화면에서 [공유문서 의견수집] 이라는 워크플로 이름을 클릭합니다.

   

"공유문서 의견수집" 워크플로의 설정 값을 정하는 페이지로 이동하게 됩니다. 관리자가 워크플로를 생성할 때 기본으로 설정해 놓은 기본값이 보여지며, 상황에 따라 워크플로를 시작하기 전에 변경할 수 있습니다.

여기서는 검토자를 "홍길동" 으로 지정하였습니다.

[시작] 버튼을 클릭하면 워크플로가 시작됩니다.

   

워크플로가 시작되면 문서라이브러리에 워크플로의 진행상황이 표시됩니다.

아직 홍길동이 의견수집 요청에 응하지 않았으므로 "진행중"이라고 표시됩니다.

이 "진행중" 표시에는 현재 이 워크플로의 상세정보를 볼 수 있는 링크가 걸려 있습니다. 링크를 클릭해서 이동해 보십시오.

   

쉐어포인트가 제공하는 기본 워크플로는 Visio 웹서비스의 형태로 워크플로의 진행상황을 시각화 해서 보여주는 기능을 가지고 있습니다.

   

이제 검토요청을 받은 홍길동의 입장에서 계속 진행해 보겠습니다.

쉐어포인트 사이트에 홍길동으로 로그인 하면 작업항목에 홍길동에게 할당된 작업이 있습니다.

워크플로에서 자동으로 생성시킨 작업항목입니다. 제목을 클릭하여 상세창을 열어보십시오.

   

작업을 열어서 상세 내용을 보면 문서에 대한 의견을 수집하는 워크플로의 요청 건임을 알 수 있습니다. 내용 중 "이 워크플로 작업은 연락망에 적용됩니다"에 걸려 있는 링크를 클릭하면 실제 검토요청의 대상이 되는 문서를 열어볼 수 있습니다.

문서를 확인하고 [사용자 의견 보내기] 버튼을 클릭하면 워크플로가 다음단계로 종료되며, 이 워크플로의 경우는 더 이상 다음단계가 존재하지 않기 때문에 종료되게 됩니다.

   

문서 라이브러리에서는 "완료" 라고 표시됩니다.

   

"완료" 에 걸려 있는 링크를 클릭하면 워크플로 시각화를 포함한 워크플로의 진행이력 등의 자세한 사항을 볼 수 있습니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.26 18:04

[Case 13] 원노트로 온라인 회의록

   

[Q]

개인적으로는 오피스 프로그램 중의 하나인 원노트를 애용하고 있습니다. 손쉬운 사용법과 별도의 저장을 필요로 하지 않기 때문에 업무회의의 회의록을 실시간으로 정리하는 용도로 사용합니다. 이렇게 작성한 원노트의 회의록을 공유하기 위해서 결국은 아웃룩의 메일로 본문을 복사하거나 워드문서로 내용을 저장하여 회의록을 공유하고 있습니다. 편리한 방법이 있을까요 ?

   

[A]

원노트를 사용하는 방법 쉐어포인트를 사용해 공유하는 방법이 있습니다. 쉐어포인트에 저장된 원노트 문서는 OWA 지원하기도 하기 때문에, 원노트 클라이언트로도 웹브라우저로도 원노트 회의록을 이용하실 있습니다. 그리고 이미 문서 라이브러리에 공유되어 있기 때문에 다른 포맷으로 저장하여 공유하실 필요도 없습니다

 

   

[Case 13 따라 하기 1] 쉐어포인트로 원노트 공유

   

아래의 방법으로 원노트의 전자 필기장을 쉐어포인트로 공유하여 사용할 수 있습니다.

원노트에서 새로운 전자 필기장을 만듭니다. 원노트에서 [파일] 탭을 클릭하여 [새로만들기] 를 클릭합니다.

전자필기장의 저장소를 [네트워크]로 선택합니다. 전자필기장의 [이름]을 입력하고 [네트워크 위치]에는 쉐어포인트 문서 라이브러리의 URL 주소를 입력합니다.

만약 이전에 오피스의 다른 프로그램으로 해당 문서 라이브러리의 문서를 열어본 기록이 있다면 이전에 이용했던 위치로 나열되니 URL을 입력하지 않고 선택하는 것으로도 가능합니다.

입력값을 다 입력하고 [전자 필기장 만들기] 버튼을 클릭합니다

   

[전자 필기장 만들기] 버튼을 클릭하면 쉐어포인트 서버에 로그인 하기 위한 계정과 비밀번호를 묻습니다.

   

계정과 비밀번호를 정상적으로 입력하고 [확인] 버튼을 클릭하면 온라인 전자 필기장이 만들어 집니다. 여기에서 한가지 옵션사항으로 이 전자필기장의 링크 URL 을 메일로 동료들에게 알릴 것인지 묻는 창이 나옵니다.

   

여기서 [링크를 포함시켜 전자메일 보내기]를 클릭하면 아래와 같이 아웃룩 창이 뜨면서 링크를 메일로 보낼 수 있도록 해줍니다. 이곳에 메일을 수신할 동료들에게 메일을 보낼 수 있습니다. 물론 온라인 전자필기장을 같이 사용하려면 동료가 쉐어포인트에 로그인하여 팀사이트와 그 안에 위치한 문서 라이브러리를 사용할 수 있어야 합니다.

   

이제 온라인 전자 필기장이 만들어졌습니다.

   

이 온라인 필기장은 서버에 저장된 필기장과 내 컴퓨터에 존재하는 오프라인 필기장이 계속 동기화 해 나가는 구조를 가지고 있습니다. 아래와 같이 원노트의 온라인 전자 필기장에 내용을 입력하면 공유 저장소인 문서 라이브러리에 변경 내용을 동기화 하는 것을 볼 수 있습니다.

   

그리고 동기화가 완료되면 최신 상태라고 표시됩니다.

   

이러한 동기화에 대한 설정을 보려면 필기장의 이름에 마우스로 오른쪽을 클릭하여 [전자 필기장 동기화 상태]를 클릭하면 됩니다.

   

그러면 동기화의 상태를 볼 수 있고, 자동으로 동기화를 할 것인지, 원할 때에만 수동으로 동기화를 할 것인지에 대해 옵션을 설정할 수 있습니다.

   

이제 쉐어포인트 서버의 문서 라이브러리로 가보겠습니다. 원노트 전자 필기장이 하나 만들어 진 것을 확인 할 수 있습니다.

   

새로 만들어진 [쉐어포인트 공유 필기장] 의 이름을 클릭하면 그 안으로 이동하게 되는데, 이곳에 위치한 [전자 필기장 열기] 를 클릭하면 온라인 전자 필기장이 열리게 됩니다.

이 기능을 이용해서 여러 명의 동료들이 하나의 필기장을 같이 사용할 수 있습니다. 또한 한번 이 링크를 이용해서 원노트에서 전자 필기장을 열어 놓으면 이후에는 원노트만 실행해도 손쉽게 필기장을 공유하여 사용할 수 있습니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.23 18:04

[Case 12] 문서라이브러리 클라이언트

   

[Q]

쉐어포인트 팀사이트의 문서 라이브러리를 적극적으로 활용하여 사용하고 있습니다. 그런데 실제로 사용하다 보면 항상 웹을 통해 접속해야 하는 방법이 불편하게 느껴집니다. 웹화면 이외에 문서 라이브러리를 사용할 있는 방법이 없을까요?

   

[A]

쉐어포인트는 웹기반의 협업플랫폼입니다만, 웹브라우저 이외의 다양한 클라이언트를 지원하고 있습니다.

  • MS-Office 클라이언트들 (워드, 엑셀, 파워포인트, 엑세스, 비지오, 원노트, 프로젝트 )
  • SharePoint Workspace

따라서 웹화면 이외의 문서 라이브러리를 사용할 있는 방법도 상당히 많습니다

  • 오피스 클라이언트에서 문서 라이브러리에 바로 접속하여 문서를 작성, 조회, 편집 있습니다
  • 문서 라이브러리를 아웃룩에 연결하여 사용할 있습니다
  • 쉐어포인트 워크플레이스를 사용하면 문서라이브러리를 접속하지 않고 바로 사용할 있습니다
  • 문서 라이브러리에 메일주소를 부여하여 메일을 송신하는 것만으로 문서를 업로드 있습니다

 

   

[Case 12 따라 하기 1] 아웃룩 연결하기

   

문서 라이브러리를 아웃룩에 연결하면 오프라인 상태에서 문서 라이브러리에 존재하는 문서들을 볼 수 있습니다. 그리고 오프라인상에서 문서를 편집하고 추후 네트웍에 접속하였을 때, 내가 수정한 내용을 서버로 전송하여 적용할 수 있습니다.

   

문서 라이브러리를 아웃룩에 연결하기 위해서는 리본메뉴의 [Outlook에 연결] 버튼을 이용합니다.

이 [Outlook에 연결] 버튼은 컴퓨터에 아웃룩이 설치 되어 있어야만 활성화 됩니다.

   

버튼을 클릭하면 웹페이지에서 클라이언트의 프로그램을 사용하는 것에 대한 보안허용하는 것을 확인 창이 뜹니다. [확인] 버튼을 클릭하세요.

   

아웃룩이 실행되면서, 아웃룩에서 쉐에포인트에 연결하는 폴더를 만드는 것에 대한 확인 창이 뜹니다. [확인] 버튼을 클릭하십시오.

   

쉐어포인트 서버에 접속하기 위한 계정을 묻는 창에서 쉐어포인트 서버에 로그인하기 위한 아이디와 패스워드를 입력하십시오.

   

정상적으로 로그인하면 해당 문서 라이브러리의 문서를 오프라인으로 복사해서 내려 받습니다.

이런 식으로 자신이 원하는 문서 라이브러리를 몇 개라도 아웃룩에 오프라인 연결을 할 수 있습니다.

   

그럼 아웃룩으로 받아진 문서를 열어볼까요 ? 아웃룩에서 문서를 더블클릭하면 파일이 열리기 됩니다. 지금 보게 되는 파일은 서버에 존재하는 것이 아니라, 아웃룩으로 복사해서 내려 받아진 오프라인 문서입니다.

   

오프라인 문서를 편집할 수 있습니다. 워드에서 [오프라인으로 편집] 버튼을 클릭하면 편집이 가능합니다.

   

이렇게 문서를 수정할 수 있습니다.

   

문서를 수정한 후 워드 프로그램을 닫으려고 하면 문서의 변경사항을 업데이트 할 것이냐고 묻습니다.

   

 

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.16 18:02

[Case 11] 문서집합 활용

   

[Q]

제가 참여하는 프로젝트의 산출물을 문서 라이브러리를 이용해 관리하고 공유하려고 합니다. 그런데 작업하는 문서작업의 단위가 여러 개의 문서가 같이 존재합니다. 파워포인트로 문서 하나에 엑셀이나 워드로 여러 개의 별첨문서가 존재하는 구조입니다. 이러한 문서집합을 관리하기 위한 방법으로 폴더보다 좋은 수단이 있을까요 ?

   

[A]

쉐어포인트 2010 지원하는 문서집합(Document Set) 콘텐트 타입을 활용하면 여러 개의 문서로 이루어진 집합을 하나의 문서 콘텐트로 삼아 관리할 있습니다.

문서 집합은 자체가 하나의 콘텐트로서 권한관리와 문서라우팅, 버전관리의 단위가 되며, 속성값을 추가하여 관리할 있습니다.

문서 집합은 여러 개의 문서를 담아 보관할 있다는 측면에서 폴더와 비슷하지만 문서집합 내에는 폴더나 다른 문서집합을 넣을 없습니다. 따라서 폴더 내에 폴더가 포함된 중첩된 포함구조가 필요할 때에는 폴더를 사용하여 문서들을 관리하고, 여러 개의 문서를 하나의 콘텐트로 대해야 하는 상황에서는 문서집합 콘텐트 타입을 사용하는 것이 좋겠습니다.

   

 

   

[Case 11 따라 하기 1] 문서라이브러리에서 문서집합사용하기

   

문서라이브러리는 기본적으로 문서집합에 대한 설정이 되어 있지 않습니다. 따라서 문서 라이브러리에서 문서 집합을 사용하려면 아래와 같은 절차가 필요합니다.

먼저 문서집합 기능이 사이트모음에서 활성화 되어 있는지 확인이 필요합니다. [사이트 작업] -> [사이트 설정]을 클릭하여 사이트 설정 화면으로 이동하십시오.

   

사이트 설정 화면에서 [사이트 모음 관리] -> [사이트 모음 기능] 을 클릭하십시오.

   

사이트 모음 기능 중 [문서 집합] 기능이 활성화 되어 있는지 확인하십시오. 만약 활성화 되어 있지 않은 상태라면 클릭하여 활성화 해주십시오.

   

이제 문서 라이브러리에서 문서집합을 사용할 수 있도록 설정할 차례 입니다. 문서라이브러리의 리본메뉴에서 [라이브러리 설정]을 클릭하십시오.

   

문서 라이브러리 설정에서 [고급 설정] 링크를 클릭하십시오.

   

고급 설정 화면에서 [콘텐츠 형식] 의 항목에 [예] 라고 선택이 되어 있는지 확인할 필요가 있습니다. 현재 상태가 [아니오] 라면 예로 변경하고 확인버튼을 클릭하십시오

   

이제 다시 문서 라이브러리 설정 화면에서 하단의 콘텐츠 형식에 [기존 사이트 콘텐츠 형식에서 추가] 를 클릭하십시오.

   

콘텐츠 형식을 추가할 수 있는 화면으로 이동하였습니다. 여기에서 [문서 집합 콘텐츠 형식] -> [문서 집합]을 선택하여 오른쪽으로 이동시키고 [확인] 버튼을 클릭하여 설정을 저장하십시오.

   

이렇게 문서 집합 콘텐츠 타입이 문서 라이브러리에 추가되었습니다.

   

이제 문서 라이브러리에서 [새문서] 버튼을 확장시키면 [문서 집합] 콘텐츠 를 작성할 수 있게 되었습니다. 아래와 같이 리본메뉴의 [문서집합] 버튼을 클릭하면 문서 집합을 사용할 수 있습니다.

   

   

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.12 18:01

[Case 10] 버전관리

   

[Q]
내가 어제 작업하고 있던 문서가 다른 팀원에 의해 변경되었습니다. 그런데 공교롭게도 내가 작업한 내용이 사라져 있습니다. 문서를 수정하기 전에 체크아웃하지 못한 실수가 뼈저리게 느껴집니다. 문서를 복구하거나 이전문서를 있는 기능이 있나요 ?

   

[A]

포기하기에는 아직 이릅니다. 혹시 문서라이브러리의 버전관리 기능이 활성화 되어 있는지 확인해 보십시오. 버전관리 기능이 활성화 되어 있다면 이전버전의 문서도 고스란히 서버에 저장되어 있습니다.

바로 이전에 작업한 문서를 복원하거나 별도로 열어보면 작업하신 부분을 다시 찾을 있을 것입니다

   

 

   

[Case 10 따라 하기 1] 버전관리 활성화 하기

   

쉐어포인트 문서 라이브러리의 버전관리 기능은 기본값이 비활성화 되어 있습니다. 따라서 버전관리 기능을 사용하려면 아래와 같은 방식으로 설정하시면 됩니다

   

문서 라이브러리의 리본메뉴에서 [라이브러리 설정]을 클릭하여 설정페이지로 이동합니다.

   

문서 러이브러리 설정 화면에 [버전 관리 설정] 링크를 클릭합니다.

   

버전관리 설정 화면에서 문서 버전 기록 항목을 선택합니다. 주버전만을 만들어서 버전관리를 할 것인지, 주버전과 부버전을 만들어서 관리를 할 것인지를 선택해 주어야 합니다.

   

문서 라이브러리에서 해당 문서의 버전기록을 보려면 문서를 선택하고 리본메뉴에서 [버전기록]을 클릭하면 됩니다.

   

버전기록 창을 통해 이전버전의 문서를 볼 수도 있고, 복원하여 되돌릴 수도 있습니다.

   

다시 버전관리 설정으로 돌아가 부버전을 활용하도록 설정을 바꾸게 되면, 주버전이 아닌 부버전을 볼 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다.

   

버전 기록 창에서도 주버전과 부버전이 구분되어서 나타납니다. 다른 사용자들은 현재 게시된 주버전의 문서(아래의 예에서 2.0)에만 접근이 가능합니다.

   

주버전이 아니면 다른 사용자들이 문서를 볼 수 없습니다. 따라서 부버전의 작업이 완료되면 게시를 수행하여 현재의 부버전을 주버전으로 삼아야 합니다. 문서를 선택하고 리본메뉴에서 [게시] 버튼을 클릭하면 주버전 게시에 관한 설명을 입력 받는 창이 뜹니다.

   

아래와 같이 주버전을 게시합니다.

   

게시작업이 잘 완료되어서 문서의 주버전이 변경되었습니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.09 18:01

[Case 9] 체크아웃, 체크인

   

[Q]

지금 문서 라이브러리에 올려져 있는 문서를 수정하는 작업을 하고 있습니다. 그런데 문서 작업을 끝내지 못했으며, 내일 마무리 지어서 완료해야 같습니다. 작업이 완료 되기 전의 중간본 문서를 다른 팀원이 수정하는 것을 막고 싶습니다.

   

[A]

문서 라이브러리가 지원하는 체크아웃/체크인 기능을 사용하면 됩니다.

사용자가 문서를 체크아웃하면 문서가 잠김 상태로 들어가게 됩니다. 다른 사용자는 체크아웃 시점의 원본문서만을 있습니다. 그리고 다른 사용자는 편집하는 것도 불가능합니다.

사용자가 문서작업을 완료하고 문서를 체크인하면 비로소 다른 사용자들에게도 최신상태의 체크인된 문서가 제공됩니다.

 

   

[Case 9 따라 하기 1] 문서 체크아웃, 체크인

   

문서를 체크아웃하여 사용하는 방법은 아래와 같습니다

체크아웃 하고 싶은 문서를 선택하고 리본메뉴에서 [체크아웃] 버튼을 클릭하십시오

   

체크아웃 확인창이 뜨면 [확인을 클릭합니다]

   

리본메뉴를 통하지 않고 목록의 컨텍스트 메뉴에서 [체크아웃]을 선택해도 체크아웃을 할 수 있습니다.

   

아래와 같이 체크아웃이 되면 문서 앞의 아이콘 모양이 바뀌게 됩니다.

   

   

실제로 다른 사용자로 접근하여 문서를 열고 편집을 시도하면, 편집이 불가능 하다는 것을 확인할 수 있습니다

   

문서를 선택하고 리본메뉴에서 [체크인]을 클릭면 창이 뜹니다.

   

체크인에 관한 옵션 사항을 선택하고 [확인] 버튼을 클릭하면 체크인이 완료됩니다

   

그 밖에 체크아웃에 관련한 내용으로는 버전관리와 연결된 것이 있습니다.

리본메뉴에서 [라이브러리 설정] 을 클릭하십시오

   

문서 라이브러리 설정 화면에서 [버전 관리 설정] 링크를 클릭하십시오.

   

이동한 페이지에서 [체크아웃 필요] 항목을 선택합니다. 이 항목을 선택하면 문서를 편집하려 할 때, 무조건 체크아웃을 수행해버리게 됩니다.

   

실제로 위의 옵션을 설정한 후 문서 라이브러리에 있는 문서를 편집하려는 시도를 해보십시오

   

편집을 시도하면 바로 체크아웃을 하겠다는 창이 뜹니다. 이렇게 편집을 하려면 체크아웃을 필수적으로 해야 하는 설정을 할 수 있습니다.

   

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.05 18:01

[Case 8] 콘텐츠 형식 사용하기

   

[Q]

문서 라이브러리의 새문서를 클릭하면 워드 파일이 열립니다. 혹시 미리 세팅되어 있는 기존양식의 워드나 엑셀 파일을 새문서의 링크에 걸어서 사용할 있을 까요 ?

   

[A]

, 물론 가능합니다. 문서 라이브러리에 기본적으로 설정되어 있는 새문서의 링크는 "문서" 라는 콘텐츠 타입이고, 양식 템플릿이 실제로 비어있는 워드 파일입니다.

관리자가 설정을 하면 현재 사용하고 있는 워드나 엑셀 파일을 [새문서] 같은 형태로 문서 라이브러리에서 바로 열어서 저장하는 것이 가능합니다.

 

   

[Case 8 따라 하기 1] 문서라이브러리 콘텐츠 형식 설정하기

 문서 라이브러리의 콘텐츠 형식을 추가하는 방법을 살펴 보겠습니다

  1. 먼저 업로드 하여 사용할 문서서식으로 사용할 파일을 확보하십시오.

   

준비된 파일을 사이트의 콘텐츠 형식으로 등록해야 합니다. [사이트 작업] -> [사이트 설정]을 클릭하여 사이트 설정 화면으로 이동합니다. 사이트 설정 화면에서 [갤러리]à[사이트 콘텐츠 형식]을 클릭하십시오.

   

사이트 콘텐츠 형식 갤러리 화면에서 [만들기] 버튼을 클릭하십시오.

   

새 사이트 콘텐츠 형식을 등록하는 화면으로 이동하면 콘텐츠 형식의 이름을 입력하십시오. 그리고 [상위 콘텐츠 형식] 항목에서 "문서 콘텐츠 형식" 을 선택하고 그 아래에서 "문서" 를 선택하십시오.

[확인]을 클릭하여 사이트 콘텐츠 형식을 생성합니다.

   

방금 등록한 콘텐츠 형식의 상세정보 화면에서 [설정] -> [고급설정] 을 클릭하십시오.

   

고급설정화면에서 [문서 서식 파일] 항목의 선택 값을 "새 문서 서식 파일 업로드" 로 변경하고 미리 준비된 파일을 선택해줍니다. [확인]을 클릭하면 파일이 업로드 되어 서식파일이 변경됩니다.

   

미리 준비 해놓았던 서식파일들을 이와 같은 방식으로 전부 등록하였습니다.

   

이제 문서 라이브러리로 이동하여 문서라이브러리의 리본메뉴에서 [라이브러리 설정] 버튼을 클릭하십시오.

   

문서 라이브러리 설정 화면에서 [일반설정] -> [고급설정] 링크를 클릭하십시오

   

고급설정 화면에서는 [콘텐츠 형식] 항목의 값을 "예"로 변경하십시오.

   

[확인]을 클릭하여 설정을 저장하면 문서라이브러리 설정 화면에서 콘텐츠 형식 설정부분이 추가되어 보이게 됩니다.

[콘텐츠 형식] à [기존 사이트 콘텐츠 형식에서 추가] 링크를 클릭하십시오.

   

콘텐츠 형식을 추가하는 화면에서 먼저 등록해 두었던 사이트 콘텐츠 형식을 선택하고 [추가]버튼을 클릭하여 오른쪽으로 옮깁니다.

   

[확인] 버튼을 클릭하면 아래와 같이 문서 라이브러리에 새로운 콘텐츠 형식들이 추가되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 여기에 보이는 콘텐츠 형식의 순서가 실제로 문서 라이브러리의 [새 문서] 버튼에 나오는 콘텐츠 형식 의 순서입니다. 이 순서는 [새로 만들기 단추 순서 및 기본 콘텐츠 형식 변경] 링크를 클릭하면 변경할 수 있습니다.

   

아래의 설정 화면에서 표시 항목의 체크박스를 해제하면 문서 라이브러리의 [새 문서] 버튼에 나오지 않게 됩니다. 그리고 표시순서의 숫자를 변경하면 그 숫자대로 콘텐츠 형식의 순서가 변경됩니다.

   

이제 문서 라이브러리에서 다양한 형식의 문서 서식을 제공하게 되었습니다.

   

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102012.01.02 18:01

[Case 7] 문서협업의 기본, 문서 라이브러리

   

[Q]

우리 팀은 파일서버에 같이 작업하는 엑셀문서를 두고 작업합니다. 그런데 작업을 진행하면서 어쩔 없이 PC 파일을 복사하여 수정하는 일도 발생하고, 수정한 엑셀을 메일을 통해 팀원들에게 전달하는 직원도 생기면서 시간이 지날 수록 어떤 파일이 최종본이며 신뢰할 것인지 없게 되었습니다. 문서 협업을 있는 방법이 무엇일까요?

   

[A]

쉐어포인트에서 지원하는 협업기능은 문서 라이브러리를 출발점으로 삼고 있습니다. 지금 바로 파일서버나 메일첨부로 공유하고 있던 문서를 문서라이브러리를 이용하여 공유하십시오. 기존에 골치 아팟던 문제를 해결할 있는 좋은 방법이 입니다.

문서 라이브러리는 문서를 저장하고 공유하는 기본 기능 외에 효과적인 문서협업을 하기 위한 다음과 같은 구체적인 장치들을 가지고 있습니다.

  • 문서의 다중업로드
  • 문서의 권한 설정
  • 체크인/체크아웃
  • 웹에서 바로 편집
  • 탐색기로 열기
  • 버전 히스토리 관리
  • 오피스로 보기/편집하기
  • 동시편집
  • 알림기능

   

 

 

   

[Case 7 따라 하기 1] 문서업로드하기

   

문서 라이브러리에 문서를 업로드 하는 방법은 간단합니다. 문서 라이브러리에는 내가 가지고 있던 문서파일을 업로드할 수도 있고, 오피스를 이용해 직접 문서라이브러리에 문서를 작성하는 것도 가능합니다.

   

리본 메뉴의 [새문서] 를 클릭하면 문서라이브러리에 설정된 기본 콘텐트 타입의 템플릿을 이용해 문서를 작성할 수 있게 됩니다. 관리자가 별다른 작업을 하지 않았다면 빈 내용의 워드 프로그램이 실행됩니다.

그리고 문서를 작성하고 저장을 하면 서버에 직접 워드파일이 저장됩니다.

   

리본 메뉴의 [문서 업로드]를 클릭하거나, 라이브러리 목록의 [문서 추가] 링크를 클릭하면, 내가 가지고 있는 파일을 업로드 할 수 있는 창이 뜹니다.

   

이 때 PC 에 MS-Office 프로그램이 설치되어 있다면, 여러 파일 업로드 기능을 이용할 수 있습니다 . 위의 문서 업로드 창에서 "여러 파일 업로드" 링크를 클릭하면 한번에 여러 개의 파일을 업로드 할 수 있는 창으로 전환됩니다. 이 창으로는 탐색기나 바탕화면에서 파일을 드래그 앤 드롭하는 것도 가능하므로, 아주 손쉽게 문서 라이브러리에 대량의 파일을 업로드 할 수 있습니다.

 

   

[Case 7 따라 하기 2] 문서라이브러리 권한설정

   

앞서 [팀사이트의 권한설정하기] 의 내용에서 쉐어포인트의 권한정책을 한마디로 요약하면 "상속받을 것이냐? 상속받지 않을 것이냐 그것이 문제로다" 이라고 말했습니다. 문서라이브러리의 권한도 마찬가지 입니다. 기본적으로는 라이브러리가 위치한 사이트의 권한정책을 따릅니다. 팀사이트가 상위사이트의 권한을 상속받던, 받지 않던 공통적으로 적용되는 규칙입니다.

팀사이트가 상위 메인 사이트의 권한을 상속받는 다면, 상위사이트-팀사이트-문서라이브러리가 모두 동일한 사용한 권한을 가지게 됩니다. 그렇지 않고 팀사이트가 상속을 끊고 독자적인 사용권한을 사용한다면 문서라이브러리는 팀사이트의 사용권한을 상속받습니다.

   

필요에 따라서 문서 라이브러리도 사용 권한의 상속을 끊고 독자적인 권한을 설정해야 할 필요가 있습니다. 아래와 같은 절차로 문서 라이브러리의 사용 권한을 설정할 수 있습니다

팀사이트로 접속하여 문서 라이브러리로 이동합니다.

리본메뉴에서 [라이브러리 도구]-->[라이브러리]-->[설정]-->[라이브러리 사용 권한] 버튼을 클릭하면 라이브러리의 사용 권한을 관리할 수 있는 페이지로 이동합니다

   

아니면 리본메뉴에서 [라이브러리 설정]을 클릭하여 설정페이지로 이동합니다.

   

   

문서 라이브러리 설정 페이지에서 [이 문서 라이브러리에 대한 사용 권한] 링크를 클릭하여 권한 설정 페이지로 이동합니다

   

사용 권한 페이지에서 이 문서 라이브러리의 사용 권한은 MySharePoint 라는 최상위 사이트의 권한을 물려받은 것을 알 수 있습니다. MySharePoint 라는 최상위 사이트의 권한이 현재 접속한 팀사이트에 상속되고, 팀사이트의 사용 권한이 이 문서 라이브러리에 상속된 것입니다.

   

이제 이 문서 라이브러리의 사용 권한의 상속을 중지하고 문서 라이브러리 만의 독자적인 권한을 설정할 수 있습니다.

먼저 리본 메뉴에서 [권한 상속 중지] 버튼을 클릭합니다.

   

그러면 이 문서 라이브러리의 사용권한의 상속을 끊고, 현시점에 상속되어 적용되고 있던 사용 권한의 내용을 복사하여 문서라이브러리의 사용권한으로 적용해 줍니다.

사용 권한의 내용은 변한 것이 없지만, 이 시점 이후로 얼마든지 사용 권한의 내용을 변경하거나 추가, 삭제 하는 것이 가능합니다.

   

보통 권한 상속을 중지하고 사용권한을 새로 설정하는 이유는 추가적인 권한을 부여하거나, 권한을 좀 더 제한하기 위한 것이 대부분입니다.

추가적인 권한을 부여하기 위해서는 리본메뉴의 [사용 권한 부여] 버튼을 클릭하여 새로운 권한 개체를 등록하는 작업이 필요합니다.

권한을 제한하기 위해서는 체크박스를 이용하여 권한개체를 선택하고 리본메뉴의 [사용자의 사용 권한 편집] 버튼을 클릭하여 사용 권한 수준을 변경할 수 있습니다. 그리고 [사용자의 사용 권한 제거] 버튼을 클릭하여 부여된 권한을 없앨 수도 있습니다.

   

[Case 7 따라 하기 3] 문서 권한설정

   

문서 라이브러리의 권한을 설정할 수 있는 것과 마찬가지로 문서 라이브러리에 등록되어 있는 각 개별적인 문서의 권한도 설정을 변경할 수 있습니다.

기본적으로 문서의 권한은 문서 라이브러리의 사용 권한을 상속 받으므로 문서 라이브러리에 권한을 가진 사람이라면 문서 또한 이용이 가능합니다. 문서의 권한 설정은 이러한 일반적인 사용권한에 제한을 두어 특정사용자만 문서에 접근하도록 하는 것을 가능하게 해줍니다.

   

먼저 사용 권한을 변경할 문서를 체크박스를 이용해 선택하고, 리본메뉴의 [문서 권한] 버튼을 클릭하여 이 문서의 권한 설정 페이지로 이동합니다.

   

아래와 같이 이 문서는 "세일즈팀" 의 사용권한을 상속받고 있는 것을 볼 수 있습니다. 이 문서 라이브러리는 "세일즈팀" 팀사이트 내에 존재하는데, 세일즈팀의 팀사이트는 최상위 사이트의 사용권한을 상속받지 않고 독자적인 권한을 구성하였습니다. 따라서 이 문서 라이브러리는 세일즈 팀의 사용권한을 상속받고, 그 안에 속해 있는 문서 또한 세일즈 팀의 사용권한을 상속받게 되었습니다.

   

문서의 사용 권한을 수정하기 위해 리본메뉴에서 [권한 상속 중지] 버튼을 클릭합니다.

   

이렇게 이 문서의 고유한 사용 권한이 설정되었습니다. 기존의 상속받아 적용되고 있는 사용 권한의 내용이 복사되어 적용되고, 상속관계는 끊어진 것입니다.

   

아래와 같이 문서의 권한을 설정하여 한 사람만 이 문서에 접근하도록 하는 것도 가능합니다. 홍길동을 제외한 다른 어떤 누구에게도 이 문서가 문서 라이브러리의 목록에서 나타나지 않습니다.

단 예외적으로 이렇게 모든 권한을 지운 상태에서도 시스템 계정에게는 접근이 허용됩니다.

   

이렇게 문서단위로 고유한 권이 설정된 문서들은 실제로 리스트 상에서는 표시되는 내용이 없습니다. 다만 관리자는 아래와 같은 방식으로 문서 라이브러리의 권한설정 화면에서 "고유하게 보안이 설정된 이 목록의 항목 표시" 라는 링크를 클릭하여 이 문서 라이브러리 내에 고유하게 권한이 설정된 문서가 얼마나 있는지 확인하고, 실제로 사용권한 관리로 이동할 수 도 있습니다.

   

[Case 7 따라 하기 4] 개인보기 만들기

   

문서 라이브러리의 권한을 설정하고, 보기의 설정을 변경하는 등의 작업은 해당 문서라이브러리의 관리자 권한이 있어야 할 수 있기 때문에, 관리자가 아닌 일반 사용자들은 수행할 수 없습니다.

그렇지만, 쉐어포인트는 일반사용자들에게 개인보기를 만들 수 있는 기능을 제공합니다. 개인보기는 다른 사용자들에게는 노출되지 않는 개인만의 보기를 따로 만들어서 사용할 수 있는 목록보기입니다. 개인보기를 사용하면 각각의 사용자들이 문서라이브러리에 영향을 끼치지 않고 얼마든지 자신의 목적과 용도, 취향이 반영된 목록을 정의하여 사용할 수 있습니다.

 

개인보기를 만들기 위해 문서라이브러리의 리본메뉴에 있는 [보기 만들기] 버튼을 클릭합니다.

   

보기 만들기 의 처음화면에서 어떤 보기 형식으로 만들 것인지를 골라야 합니다.

[표준 보기]를 선택합니다.

   

보기의 이름을 입력하고, 보기의 대상을 [개인 보기 만들기]로 선택합니다.

   

여기서는 기존의 보기와는 다르게 목록에 그룹화 기능을 추가해 보겠습니다.

아래와 같이 그룹화의 기준으로 사용할 필드를 선택해 줍니다. 예제에서는 [만든 사람], [만든 날짜] 필드를 선택하였습니다.

   

필터 설정을 하여 보기에 뿌려질 문건들을 내가 원하는 조건에 맞는 것만으로 조절할 수도 있습니다.

필터 설정은 추가된 열의 값들과 기본속성들로써 자유롭게 설정할 수 있습니다. 아래의 화면은 "내가 만든 문서이면서, 그리고 오늘부터 15일 이전까지의 기간에 작성된 문서 이면서, 그리고 이름항목에 보고서 라는 문자열이 포함된" 문서들만 보기에 뿌려주는 옵션의 구성 예 입니다. 이러한 필터를 설정함으로써 용도에 맞는 보기들을 생성하는 것이 가능합니다.

 

확인 버튼을 클릭하여 보기를 생성하면 아래와 같이 개인전용의 보기가 만들어 집니다.

   

[여기서 잠깐] 권한과 성능의 상관관계

   

쉐어포인트의 권한체계는 굉장히 강력하고 사용하기도 쉽습니다. 그렇기에 쉐어포인트 플랫폼의 대표적인 특징이자 장점 중의 하나라고 말할 있습니다.

하지만 이러한 장점도 도를 지나치면 독이 되게 마련입니다. 상속을 중지하고 고유한 권한을 설정하는 것은 쉐어포인트 시스템의 응답속도를 느리게 하는 요인이 됩니다. 사이트의 권한을 복잡하게 구성하는 보다 문서 라이브러리의 권한 상속을 중지하는 것이, 그리고 그보다 문서의 권한 상속을 중지하는 것이 시스템 퍼포먼스를 저해하는 영향도가 큽니다.

따라서 권한 상속을 중지하고 고유한 권한을 설정하는 것을 예외적인 사항을 처리할 있는 방안으로 두고 필요한 경우에만 사용하는 것이 좋습니다. 물론 수백 단위의 목록에서는 영향은 없습니다.

   

목록의 퍼포먼스에 대해서 조금 이야기 하자면, 실제로 문서 라이브러리가 담을 있는 문서의 개수는 이론적으로는 30,000,000 건에 이릅니다. 하지만 최적의 성능을 보장하는 권장 한계치는 폴더당 2000~4000 입니다. 4000 건이 넘으면 리스트의 조회 성능이 느려지는 현상이 발생하기 시작합니다.

따라서 문서 라이브러리의 문건이 많으면 폴더를 이용해서 문서를 분산해 필요가 있습니다.

   

쉐어포인트의 성능을 보장하는 가지 원칙을 정리하면 아래와 같습니다

  • 권한 상속을 기본적으로 유지하고, 필요한 경우에만 권한 상속 중지를 한다.
  • 폴더를 이용해 문서를 분산해 준다.
  • 보기의 그룹화, 정렬, 필터링에 사용되는 열을 이용하여 인덱스를 생성해 줍니다.

 

   

[Case 7 따라 하기 5] 문서라이브러리 네트워크 위치로 연결하기

   

쉐어포인트가 제공하는 문서라이브러리의 "탐색기로 열기" 기능은 상당히 강력하고 편리한 기능입니다. 이러한 "탐색기로 열기" 기능을 윈도우7을 사용하시는 분들은 좀 더 쉽게 사용할 수 있는 방법이 있습니다. 문서라이브러리를 윈도우 탐색기에 항상 연결해 놓고 사용할 수 있는 방법을 소개합니다.

   

일반적인 팀사이트의 공유문서 라이브러리를 연결해서 사용하는 것도 좋지만, 자신 소유의 MySite 에 있는 개인문서함과 공유문서함을 탐색기에 연결해 놓고 사용하면 좋을 것 같습니다.        

   

먼저 이 기능을 사용하려면 기본적으로 제공하는 기능인 "탐색기로 열기" 기능이 정상적으로 동작해야 합니다. 문서라이브러리에서 리본메뉴의 [탐색기로 열기] 버튼을 클릭하십시오.

   

문서라이브러리가 탐색기로 열렸습니다. 탐색기에서 마우스를 이용하여 주소를 복사해 두십시오.

   

윈도우 탐색기의 "컴퓨터" 항목에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 메뉴를 열고 [네트워크 위치 추가] 를 클릭하십시오.

   

네트워크 위치 추가 마법사가 시작됩니다.

   

[사용자 지정 네트워크 위치 선택] 을 고르고 다음을 클릭하십시오.

   

네트워크 주소란에 좀 전에 탐색기에서 복사하기 해 두었던 주소를 붙여넣기 하십시오.

   

문서 라이브러리의 주소가 잘 입력이 되었으면 다음을 클릭하십시오.

   

네트워크 위치의 이름을 입력하고 다음을 클릭하십시오

   

완료 되었습니다.

   

이제 탐색기에 새로 네트워크 위치가 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

   

 

[Case 7 따라 하기 6] 알림 설정하기

   

쉐어포인트의 알림을 설정하는 방법은 크게 두 가지입니다만, 큰 차이는 없습니다. 아래의 설명을 따라 해보시면 쉽게 알림을 설정할 수 있습니다.

   

문서라이브러리의 리본메뉴에서 [라이브러리]->[알림]->[이 라이브러리에 알림 설정]을 클릭합니다.

   

아래와 같이 창이 뜨는데, 알림의 제목과 변경내용의 유형 등의 설정 값을 정해주고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

배달방법은 기본적으로 전자메일이 선택됩니다. 이 전자메일은 쉐어포인트 서버가 사용하는 Active Directory 나 윈도우 서버 계정에 설정된 메일 주소입니다.

(이러한 알림 메일을 수신하려면 쉐어포인트 서버와 사용하고 있는 메일서버 간의 연결 작업이 선행되어야 하니 메일수신이 잘 되지 않으면 서버관리자의 도움을 받으셔야 합니다.)

   

그러면 사이트에 알림이 추가됩니다.

이런 알림은 비단 문서라이브러리에서만 설정할 수 있는 것이 아니고 쉐어포인트 내의 다른 목록들에서도 설정할 수 있습니다. 아래의 화면과 같이 사이트 별로 내가 설정할 알림 항목들을 관리할 수 있습니다.

   

내 알림을 관리할 수 있는 페이지는 아래와 같이 알림설정의 아래에 있는 링크버튼을 클릭하면 이동할 수 있습니다.

   

팀사이트의 메인 페이지에서도 알림 관리 페이지로 이동할 수 있는 링크버튼이 있습니다.

   

내 알림 관리페이지에서 기존에 등록된 알림을 삭제하거나, 설정을 변경할 수 있습니다.

그리고 새로운 알림을 추가할 수도 있습니다. [알림 추가] 링크를 클릭하십시오.

   

현재 이 사이트에 존재하는 목록이나 문서라이브러리 중 하나를 고르는 화면으로 이동합니다. 이 곳에서 알림을 설정할 대상이 될 목록을 선택하고 [다음] 버튼을 클릭하십시오.

   

그러면 실제로 알림의 설정을 입력할 수 있는 창으로 화면으로 이동합니다. 이곳에서 알림의 상세 설정내용을 입력하여 손쉽게 새로운 알림을 생성할 수 있습니다.

   

[Case 7 따라 하기 7] 삭제한 문서를 휴지통에서 복원하기

   

쉐어포인트는 기본적으로 "휴지통" 기능을 제공합니다. 때문에 사용자가 문서 라이브러리나 각종 목록에서 삭제한 문건들이 실제로 지워지지 않고 휴지통으로 이동하여 30일간 보관 됩니다.

휴지통 기능을 이용하여 실수로 삭제한 문서를 손쉽게 복원하여 사용할 수 있습니다.

   

사이트의 좌측 하단에 [휴지통] 으로 이동하는 링크가 존재합니다.

링크를 클릭하면 해당 사이트의 휴지통으로 이동하며 사용자에 의해 삭제된 문서들이 보관되어 있습니다.

   

복원하기 원하는 문서들을 선택하고 [선택 항목 복원] 버튼을 클릭하십시오.

   

복원이 이루어 지면 문서 라이브러리에서 다시 그 문서들을 사용할 수 있게 됩니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.12.29 18:01

[Case 6] 위키 고도화

   

[Q]

쉐어포인트 위키를 생성하여 활용하고 있습니다. 그런데 현재 제공되고 있는 지식에 대한 직원들의 의견을 수렴할 있는 창구가 필요해졌습니다. 직원들이 위키 문서에 대한 자신의 의견이나 추천내용을 입력하기 위해 위키 문서를 그때마다 수정하여 코멘트를 넣는 것은 조금 불합리하다고 생각합니다. 뭔가 다른 방법이 있을까요?

   

[A]

쉐어포인트의 소셜메모를 활용할 있습니다.

쉐어포인트의 소셜메모는 물리적인 페이지단위로 사용할 있는 댓글 게시판이라고 말할 있습니다. 소셜메모를 이용하여 현재 보고 있는 페이지에 대한 직원들이 의견을 교환할 있습니다. 물론 지식을 활용한 대한 감사말도 적을 있겠지요.

   

<그림>

 

   

[Case 6 따라 하기 1] 소셜메모를 위키페이지 안에 넣기

   

소셜메모를 위키 페이지 안에 넣는 방법을 소개합니다. 이 기능은 위키 라이브러리에 전체적으로 적용되는 것이 아닌, 해당 페이지에만 적용되는 내용입니다.

따라서 소셜메모를 붙이고 싶은 위키 페이지 마다 적용을 해주어야 합니다.

   

대상이 되는 위키 페이지로 이동합니다.

리본 메뉴의 편집 버튼을 클릭하여 편집화면모드로 변경합니다.

   

본문 영역에 소셜메모를 넣을 자리공간을 확보하기 위해 레이아웃을 수정해야 합니다.

본문에 커서를 둔 상태에서 리본메뉴의 [편집도구] --> [텍스트서식] --> [텍스트 레이아웃]을 클릭하여 "보조 기사가 포함된 1단" 으로 레이아웃을 변경합니다.

   

그러면 이런 모양으로 페이지 레이아웃이 변경됩니다

   

오른쪽 단에 커서를 두고 [편집도구] --> [삽입] --> [웹파트]를 클릭합니다. 그러면 웹파트 선택창이 나오게 되는데 [소셜 공동 작업] --> [메모게시판]을 선택하고 [추가] 버튼을 클릭합니다.

   

위키 페이지에 메모게시판이 적용되었습니다.

   

Posted by 랜스 lanslote