SharePoint 20102011.12.26 18:00

[Case 5] 엔터프라이즈 위키

   

[Q]

직원들의 지식을 공유할 있는 방안을 고민 중입니다. 그런데 기존의 QnA 게시판이나 문서 라이브러리 등으로는 공유할 있는 지식의 내용과 범위도 제한적이고 활용성 측면에서도 최선의 방법은 아닌 합니다.

직원들의 지식을 회사의 자산화 하는 손쉬운 방법은 없을까요 ?

   

[A]

게시판이나 문서라이브러리와는 다른 차원의 지식공유 방법이 바로 Wiki 입니다. 흔히 위키라고 하면 위키피디아와 같은 온라인 사전을 떠올리는 것이 일반적입니다. 쉐어포인트는 이러한 위키 기능을 기본적으로 제공하여 기업사용자의 유형 무형의 지식을 서로 손쉽게 공유하고 발전할 있도록 하는 기반을 제공합니다.

보통 직원들이 가진 업무상의 지식은 문서로 만들어서 저장하게 되면 지식의 단절현상이 발생하게 되어 지식간의 연결관계를 찾아볼 없습니다. 따라서 향후의 발전, 보완도 어렵고 활용성 측면에서도 좋은 효과를 기대하기 어렵습니다.

쉐어포인트의 위키를 사용하면 지식간의 연결이 가능해집니다. 게다가 딱딱한 문서형태로 정형화 시키기 힘든 단편적인 지식도 얼마든지 기존의 지식에 첨가하는 것도 가능합니다.

위키는 누구나 편집할 있는 도구인 만큼 하나의 지식을 여러 사람이 발전시켜 나가는데 장점이 있습니다. 그에 반해 누구나 문서를 수정할 있기 때문에 문서의 변경시점마다 버전관리 기능도 필요합니다.

  

 

   

[Case 5 따라 하기 1] 위키 생성

   

사이트 내에 위키나 문서 라이브러리 등의 목록을 만들 수 있으려면 먼저 그런 권한을 부여 받아야 합니다. 일반적인 사이트 구성원에게 부여되는 "참가" 권한에는 하위 사이트를 만들거나, 목록들을 만들 수 있는 권한이 빠져 있습니다.

쉐어포인트 서버의 관리자가 아니라면 먼저 관리자를 통해 "목록관리" 권한을 부여 받도록 하십시오.

   

아래와 같은 절차로 간단하게 위키 라이브러리를 생성할 수 있습니다.

[사이트 작업]-->[기타옵션]을 클릭하십시오

   

만들기 대화상자에서 Wiki 페이지 라이브러리를 선택하고 라이브러리의 이름을 짓습니다

   

짜잔! 위키 라이브러리가 새로 만들어 졌습니다.

   

   

[Case 5 따라 하기 2] 위키사용 - 새로운 페이지추가

   

이제 위키가 새로 만들어 졌으니 간단하게 사용법을 익혀보는 시간이 가져 보겠습니다.

   

위키 페이지 상단의 리본메뉴에서 "페이지" -> 편집을 클릭하십시오.

   

위키 페이지가 편집모드로 변경되었습니다.

쉐어포인트 Wiki의 본문에 이렇게 입력해보십시오

[[ 위키의 장점 ]]

   

그러면 아래와 같이 아래에 점선이 존재하는 링크가 생기게 됩니다. 이 링크에 걸 URL의 페이지는 아직 생성되지 않았습니다.

   

링크를 클릭하면 그제서야 페이지를 만드는 작업에 착수하게 됩니다

   

위에서 만들기 버튼을 클릭하여 새로운 위키페이지가 만들어 집니다

그리고 바로 편집을 할 수 있습니다. 이 페이지의 이름이 "위키의 장점" 이니 간단하게 위키의 장점을 적은 후, [저장 후 닫기] 버튼을 클릭하면 됩니다.

   

위키 라이브러리의 자세한 사용법은 위키를 생성하면 기본적으로 만들어지는 안내 페이지의 내용을 참조하시면 좋습니다. 좌측 메뉴의 [이 라이브러리 사용방법]을 클릭하면 안내페이지로 이동합니다.

   

   

[Case 5 따라 하기 3] 위키사용 - 버전관리

   

위키는 공동으로 지식을 쌓아나가는 도구인 만큼, 여러 사람이 하나의 문서를 수정해 나가게 됩니다. 이 때 변경이 일어날 때마다 자동으로 이전 버전으로 내용을 보관해주기 때문에 내가 작성한 내용이 다른 사람에 의해 소실되어도 손쉽게 없어진 부분을 찾고 복원할 수 있습니다.

   

아래에서는 쉐어포인트 위키의 버전관리 기능을 사용하는 법을 소개합니다.

   

버전기록을 조회할 위키 페이지로 이동합니다

상단의 리본메뉴에서 [페이지] --> [관리] --> [페이지 기록] 을 클릭합니다.

   

아래와 같은 버전 비교 페이지로 이동하게 됩니다. 이 페이지의 지금까지의 변경시점마다 각각 다른 버전으로 보관이 되어 있습니다. 좌측의 버전 비교기능을 이용하면 특정한 두 개의 버전을 비교해서 차이점을 확인할 수도 있습니다.

차이점을 확인하여 원하는 내용을 찾아낼 수 있고, 이전 버전을 다시 최신 버전으로 끌어올려 사용하는 [이 버전 복원] 기능도 제공합니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.12.22 18:00

[Case 4] 팀사이트 메인화면 구성하기

   

[Q]

각각의 팀사이트 모양이 똑같아야 하나요? 각각의 팀이 중요시하는 업무내용과 성과가 각각이므로 별로 최적화된 사이트 메인 화면을 구성할 수는 없나요 ?

팀사이트의 메인 화면을 구성하여 메인 화면에서 팀협업의 중요사항과 최신사항을 한눈에 보고 싶습니다.

   

   

[A]

쉐어포인트는 사이트 메인 화면의 웹파트를 자유자재로 배치할 있는 기능을 제공합니다. 뿐만 아니라 고수준의 화면 구성을 지원하기 위한 WCM(Web Content Management) 기능도 지원을 합니다.

따라서 팀사이트의 관리권한을 위임 받은 담당자는 이러한 방법을 통해 팀사이트의 메인 화면을 아래와 같이 자유자재로 구성할 있습니다.

   

 

   

[Case 4 따라 하기 1] 메인 화면 꾸미기

   

팀사이트를 처음 생성된 그대로 사용할 수도 있지만, 목적과 용도에 따라 적절한 기능을 추가하고 구성을 변경하여 팀 사이트의 기능과 역할을 좀 더 업그레이드 시킬 수 있습니다.

[사이즈 작업] -> [사이트 설정]을 클릭하여 사이트 설정화면으로 이동하십시오.

   

사이트 설정화면에서 [디자인]->[제목, 설명 및 아이콘]을 클릭합니다.

   

이동한 화면에서 팀사이트의 제목 및 설명, 로고 URL 및 설명, 웹사이트 주소 등을 변경할 수 있습니다.

   

아래는 팀사이트의 로고와 설명들을 추가하여 변경한 화면입니다.

   

이제 메인 페이지의 구성을 변경해보기 위해 [사이트 작업]->[페이지 편집]을 클릭하여 메인 페이지를 편집모드로 전환시킵니다.

   

메인 페이지를 어떻게 편집해야 하는 가에 대해서는 정답이 없습니다.

용도에 맞게 잘 구성한다면, 그것이 복잡하던 심플하던 그 자체로 충분한 가치가 있는 페이지가 될 것입니다. 그리고 계속 사용해 나가면서 보완해 가면서 발전시켜 나가면 될 것입니다.

이번 예제에서는 먼저 레이아웃을 변경해보겠습니다. 리본메뉴에서 [텍스트 레이아웃]->[보조 기사가 포함된 1단]을 선택합니다.

   

그리고 아래와 같이 레이아웃 내에 존재하던 기존의 내용을 전부 삭제 하였습니다.

   

레이아웃 내에 웹파트나 목록들을 배치할 수 있습니다.

작업 기존 목록을 추가해 보겠습니다. 먼저 웹파트를 넣을 자리에 커서를 위치시키고 리본메뉴에서 [삽입] -> [기존목록] -> [작업]을 선택하십시오. 그리고 [추가]버튼을 클릭하면 화면에 작업목록이 추가됩니다.

   

우측의 레이아웃 영역에는 [메모게시판]을 추가합니다.

우측 레이아웃 영역에 커서를 위치하고, 리본메뉴에서 [삽입] -> [웹파트] -> [소셜공동작업] -> [메모 게시판]을 클릭하여 선택합니다. [추가]버튼을 클릭하면 메모게시판이 추가됩니다.

   

이렇게 간단하게 팀사이트의 메인 화면의 구성을 변경해 보았습니다. 이러한 메인화면의 구성은 목적과 필요에 따라 얼마든지 원하는 대로 구성을 달리 할 수 있습니다. 다음으로는 쉐어포인트에서 제공하는 기본 웹파트 들 중 화면 구성에 도움이 될만한 웹파트 들을 사용하는 법을 소개합니다.

   

   

[Case 4 따라 하기 1-1] 기본 웹파트 사용하기 – 기본목록 웹파트

쉐어포인트가 제공하는 기본 웹파트들 중 손쉽게 사용이 가능한 몇 가지들을 선별하여 소개하고자 합니다.

첫 번째는 목록 및 라이브러리 범주 아래에 있는 기본목록 웹파트 들입니다. 이 웹파트 들은 현재 이 사이트 내에 만들어져 있는 리스트나 라이브러리들을 대표합니다. 여러분이 새로운 리스트나 라이브러리를 새로 생성하면 이 곳에 그 리스트의 이름을 가진 웹파트를 보실 수 있습니다. 기본적으로는 요약 뷰의 기능을 제공한다고 보시면 됩니다.

이 목록 웹파트 들을 사용하면 사용자들에게 각 리스트나 라이브러리들을 돌아다니지 않아도 한 화면에서 여러 개의 라이브러리의 최신목록이나 맞춤목록을 제공할 수 있습니다.

 

 

[Case 4 따라 하기 1-2] 기본웹파트 사용하기 – RSS 뷰어

RSS 뷰어를 이용하면 외부의 블로그나 뉴스 사이트들의 최신정보를 페이지에 손쉽게 표시할 수 있습니다.

 

RSS 뷰어 웹파트는 속성창에서 RSS 피드 URL을 지정해주어야 합니다. 여기에서 지정할 수 있는 피드 URL은 인증이 필요하지 않은 피드 URL로 제한됩니다. 여러분 자신이나 동료가 게시하고 있거나 관심있는 외부의 블로그사이트의 RSS 피드 URL을 지정해주면 됩니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-3] 기본웹파트 사용하기 – 미디어 웹파트

미디어 웹파트는 쉐어포인트의 웹페이지에 동영상, 오디오 등을 표시하는데 적합한 웹파트입니다.

 

이 미디어 웹파트를 적용한 이후에는 리본메뉴에서 실제로 어떤 미디어 파일을 게시할 것인가에 대한 설정을 해주어야 합니다. 물론 플레이어의 스타일이나 크기도 리본메뉴를 통해 지정할 수 있습니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-4] 기본웹파트 사용하기 – 그림라이브러리 슬라이드

그림 라이브러리 슬라이드 웹파트는 사이트에 존재하는 그림라이브러리에 올려진 그림들을 슬라이드 쇼로 보여주는 웹파트 입니다.

 

그림 라이브러리 슬라이드 쇼웹파트는 옵션창에서 사이트내에 존재하는 그림라이브러리는 지정하고 그 라이브러리에 존재하는 보기를 지정해주면 해당 보기에 해당되는 그림들이 자동으로 슬라이드로 표시됩니다. 보기에 필터링을 가하면 원하는 그림들만 추려서 보여주는 것이 가능합니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-5] 기본웹파트 사용하기 – 실버라이트 웹파트

실버라이트 웹파트는 실버라이트의 배포파일인 XAP 파일을 손쉽게 쉐어포인트의 페이지를 통해 이용할 수 있게 해주는 웹파트입니다.

 

이 웹파트를 사용하려면 먼저 실버라이트의 XAP 파일을 사이트내부의 문서라이브러리나 사이트 자산 라이브러리등에 업로드 해놓고, 그 XAP 파일의 다운로드 URL을 지정해주어야 합니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-6] 기본웹파트 사용하기 – 이미지 뷰어

이미지 뷰어 웹파트는 쉐어포인트 페이지내에 이미지를 손쉽게 보여주는 기능을 제공하는 웹파트입니다. 사실 이미지를 페이지에 보여주는 방법은 이 이미지 뷰어 웹파트를 이용하지 않아도 리본의 편집도구에 존재하는 그림삽입 버튼으로도 가능하지만, 이 이미지 뷰어를 사용하면 좀 더 세밀한 옵션 제어가 가능합니다.

 

속성창에서 이미지의 URL과 각종 옵션을 설정할 수 있습니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-7] 기본웹파트 사용하기 – 콘텐츠 편집기

콘텐츠 편집기는 굉장히 강력한 기능을 제공하는 콘텐츠 제공용 웹파트입니다. 여러가지 방법으로 사용자가 만든 콘텐츠를 화면에 표시할 수 있도록 합니다.

 

첫번째 방법으로 사용자가 직접 HTML 작성을 할 수 있는 기능을 제공합니다. 아래와 같이 콘텐츠 편집기 에 커서를 두고 리본메뉴에서 [HTML 원본 편집]을 클릭하면 HTML 원본을 입력할 수 있는 창이 뜹니다. 여기에서 커서가 웹파트 내부에 있지 않으면 웹파트의 HTML 편집창이 아닌 페이지 전체의 HTML 편집창이 뜨게 되기 때문에 약간의 주의가 필요합니다.

 

HTML 원본창에서는 HTML 과 자바스크립트를 자유롭게 사용할 수 있습니다. [확인] 버튼을 클릭하면 화면에 HTML 내용이 반영됩니다.

 

두번째 활용방법은 위에서 작성한 HTML 원본을 별도의 TXT 파일로 저장하여 링크를 걸 수 있는 방법입니다. 실제로 콘텐츠 양이 많아 지고 잦은 수정을 하게되는 상황이거나, 하나의 HTML 원본을 여러곳에서 공용해야 하는 상황이라면 굉장히 큰 도움이 될 수 있는 방법입니다. TXT 파일을 UFT-8 포맷으로 작성하여 문서라이브러리나 사이트 자산 라이브러리에 업로드 해두고 그 URL 을 이곳 속성창의 [콘텐츠 링크]에 넣어주면 됩니다.

 

세번째 방법은 실제로 화면상에서 직접 편집할 수 있는 방법입니다. 콘텐츠 편집기 웹파트 내부에 직접 타이핑을 하고 리본메뉴의 텍스트 편집도구를 이용하여 꾸미고, 표와 그림을 삽입할 수 있습니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-8] 기본웹파트 사용하기 – 차트 웹파트

쉐어포인트가 제공하는 웹파트 차트는 사용자가 손쉽게 쉐어포인트 내외부에 있는 데이터를 근거로 차트를 표시할 수 있도록 해줍니다.

 

이 예제에서 사용할 간단한 데이터를 엑셀로 작성하여 문서 라이브러리에 미리 올려 두었습니다. 이 데이터를 차트로 바로 표현해 보도록 하겠습니다.

 

차트 웹파트를 처음 페이지에 추가하면 아직 데이터가 적용되어 있지 않기 때문에 기본 목업형태의 차트가 표시됩니다. 여기에 위의 엑셀 데이터를 적용하기 위해 [테이터 및 모양] 버튼을 클릭하십시오.

 

데이터 연결 및 차트 모양 마법사를 선택하는 페이지에서 [데이터에 차트 연결] 링크를 선택하여 클릭하십시오.

 

이 예제에서는 엑셀파일을 사용할 것이므로 [Excel Service 에 연결]을 선택하고 [다음] 버튼을 클릭하십시오.

 

Excel Service 데이터 연결 설정 페이지입니다. 만약 정상적을 Excel Web Service 가 서버에 설정되어 있다면 [Excel Web Service URL] 항목을 기본적으로 채워져 나오므로 손댈 필요가 없습니다. [Excel 통합 문서 경로]에는 문서라이브러리에 업로드된 엑셀 파일의 다운로드 경로를 입력해줍니다. "http://mysharepoint/DocLib/Sample.xlsx" 와 같은 형태의 값을 입력하시면 됩니다.

[범위 이름]에서는 엑셀 파일에서 사용할 데이터의 범위를 엑셀수식으로 입력해줍니다. 예제의 엑셀내용에서는 "Sheet1!$A$1:$B$6"의 범위가 사용될 것입니다. [첫 행에 열 이름 포함] 항목은 이 예제에서 사용되는 엑셀에는 해당되지 않으므로 해제합니다.[다음] 버튼을 클릭합니다.

 

데이터를 확인하고 [다음]버튼을 클릭합니다.

 

차트에서 사용할 X축,Y축을 설정하는 화면입니다. 현재는 축이 맞게 설정되었으므로 넘어갑니다. [마침]을 클릭하십시오.

 

이렇게 엑셀의 데이터를 기반으로 차트를 표시하였습니다. 막대그래프 형태로 숫자를 표현하는 차트웹파트인데, 문서라이브러리에 업로드된 엑셀을 읽어들여서 표시하는 것이므로, 차후 엑셀을 열어 값을 업데이트 하면 차트에서도 변경된 값을 자동으로 반영하게 됩니다.

이제 이 차트웹파트를 다른 유형의 그래프로 변경해 보겠습니다. [데이터 및 모양] 버튼을 클릭하십시오.

 

데이터 연결 및 차트 모양 마법사 페이지에서 [차트 사용자 지정] 을 선택하여 클릭하십시오.

 

차트 종류 선택화면에서 원하는 유형의 차트를 선택하십시오. 물론 차트의 종류를 바꾸지 않고 색상과 레이블 등만 변경할 수 도 있습니다. 예제에서는 간단한 파이형태의 원형 그래프를 선택하였습니다. 선택을 하고 [다음]을 클릭하십시오.

 

선택한 차트 형태의 모양을 설정하는 화면입니다. 색테마와 투명도, 그리고 차트의 크기와 같은 모양에 관련된 속성을 설정하고 [다음] 버튼을 클릭하십시오.

 

차트에 기타 요소 속성을 지정하고 추가하는 화면입니다. 차트의 제목이나 범례를 추가할 수 있고, 그래프에 표시되는 데이터의 레이블도 지정할 수 있습니다. 설정을 마치면 [마침] 버튼을 클릭하십시오.

 

엑셀 데이터를 기반으로한 원형 그래프 차트 웹파트가 완성되었습니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-9] 기본웹파트 사용하기 – 메모 게시판

메모 게시판은 현재 페이지와 관련하여 모든 사람들이 볼 수 있는 메모를 작성할 수 있는 기능을 제공하는 웹파트입니다. 메모게시판은 적용되고 있는 화면 별로 각각 별도의 메모모음이 구성되는데 화면 별로 고유하게 처리되기 때문에, 현재 화면과 관련한 이슈를 다룬다 던지, 의견을 교류하는데 좋은 기능을 가지고 있습니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-10] 기본웹파트 사용하기 – 콘텐츠 쿼리 웹파트

콘텐츠 쿼리 웹파트는 사이트내의 동적인 보기를 생성하는 웹파트 입니다. 물리적으로는 존재하는 않는 보기를 논리적인 쿼리를 통해 만들어 낼 수 있기 때문에, 여러 개의 라이브러리나 목록에 걸친 데이터들을 하나의 보기로 구성할 수 있으며, 그렇기 때문에 잘 활용하면 정말 강력한 편의기능을 제공합니다.

단적으로 "이 사이트 모음에 있는 문서라이브러리 50개를 모두 통틀어 최신문서 10건을 화면에 보이고 싶다" 는 요건이 있을 때, 콘텐츠 쿼리 웹파트를 이용하면 아주 손쉽게 구현할 수 있습니다.

 

콘텐츠 쿼리 웹파트를 추가하고 나면 속성창에서 쿼리를 설정해야 합니다.

쿼리는 먼저 데이터 원본을 선택해야 하는데 1. 사이트 모음의 모든 사이트 2. 현재 사이트와 이 사이트의 하위 사이트 3. 현재 사이트의 특정사이트 중 하나를 선택합니다. 그리고 나서 어떤 목록 유형을 대상으로 할 것인지 선택을 합니다. 문서 라이브러리 유형으로 선택하였으니 모든 문서라이브러리들이 대상이 될 것입니다. 만약 문서 라이브러리에 있는 문서 중 특정 콘텐츠 유형으로 저장된 것만으로 제한하고 싶으면 콘텐츠 형식도 지정을 해 줍니다.

 

그 외 대상그룹을 설정한다던지, 속성값에 의한 필터를 설정한다던지, 그룹화와 정렬 옵션 등을 설정할 수 있는 필드들을 제공하므로 원하는 데이터를 원하는 형태로 웹파트에 표시할 수 있습니다.

 

[Case 4 따라 하기 1-11] 기본웹파트 사용하기 – 관련문서

관련문서 웹파트는 현재 화면을 보고 있는 사용자와 관련이 있는 이 사이트의 문서들을 보여주는 기능을 제공합니다. 따라서 이 웹파트를 사용하면 고정된 문서 목록이 아닌 현재 사용자가 누구냐에 따라서 동적으로 변경되는 목록을 화면에 구현할 수 있습니다.

 

관련문서 웹파트는 속성창에서 내가 수정한 문서, 내가 만든 문서, 내가 체크 아웃한 문서 등의 현재사용자와 문서와의 "관련"을 설정할 수 있는 옵션을 제공합니다. 여기에서 설정한 "관련" 항목에 해당되는 문서들이 표시되게 됩니다.

 

[Case 4 따라 하기 2] 팀사이트의 현재탐색 설정하기

   

팀사이트의 현재 탐색을 구성하는 방법을 알아보겠습니다. 쉐어포인트가 제공하는 탐색은 전역탐색과 현재탐색이 존재합니다. 전역탐색은 리본메뉴와 같이 화면 상단에 나오는 메뉴를 일컫는 말이고, 현재탐색은 화면 좌측에 세로로 뿌려지는 메뉴를 말합니다.

 

먼저 [사이트 작업]->[사이트 설정]으로 이동합니다

   

사이트 설정 페이지에서 [디자인]->[탐색] 메뉴를 클릭합니다.

   

이동된 페이지의 하단에 [탐색 편집 및 정렬] 이 바로 우리가 편집해야 할 팀사이트의 좌측 메뉴 즉, 현재 탐색입니다.

[제목 추가] 버튼을 클릭하십시오.

   

[제목] 을 새로 만들 수 있는 창이 뜹니다. 실제로 이 제목에 URL 을 주어 링크를 걸 수도 있지만 여기에서는 단순히 메뉴구조상의 중분류 역할을 하도록 할 것이므로 [제목] 항목만 입력해 주고, [확인] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

   

새로 만들어진 "팀협업" 이라는 제목의 위치를 변경해 줄 수 있습니다. [위로 이동] [아래로 이동] 버튼을 클릭하여 위치를 원하는 대로 정할 수 있습니다

   

기존의 메뉴들도 그런 방식으로 위/아래로 이동하면서 원하는 대로 구성이 가능합니다.

아래의 예제와 같이 조정해보십시오.

   

[링크 추가] 버튼을 클릭하면 새로운 링크를 입력할 수 있는 창이 뜹니다.

   

   

찾아보기 버튼을 이용하면 손쉽게 링크 URL 을 추가할 수 있습니다.

   

이렇게 팀사이트의 현재 탐색의 설정이 완료되었습니다.

   

   

[Case 4 따라 하기 3] 탐색에 대상그룹 활용하기

   

현재탐색의 링크의 설정 중 이 링크를 볼 수 있는 사용자를 지정할 수 있는 기능이 있습니다. 대상그룹이 바로 그것인데, 이 대상그룹을 사용하여 탐색메뉴의 링크 별 권한 설정을 하는 방법을 살펴보겠습니다.

여기서 설정하는 권한은 단순히 링크의 권한일 뿐, 실제 링크의 대상이 되는 라이브러리나 목록의 권한과는 직접적인 관계가 없습니다. 문서라이브러리의 권한은 실제로 해당 문서라이브러리의 권한상속을 끊고 설정해 주어야 하는 것입니다.

아래의 화면 창은 탐색링크를 생성하거나 편집하는 창입니다. 대상그룹을 지정하기 위해 가장 우측에 있는 [찾아보기] 버튼을 클릭하십시오.

   

대상그룹을 선택하는 창이 뜨면 우선적으로 대상그룹의 종류를 선택해야 합니다.

"전역 대상 그룹", "메일/보안 그룹", "SharePoint 그룹" 중 하나를 선택해야 하는데, "전역 대상 그룹"은 액티브 디렉토리 상의 사용자 계정의 속성값을 기반으로 시스템 관리자가 생성하는 것이어서 사용하기에 불편함이 있습니다. "메일/보안 그룹"은 액티브 디렉토리의 보안그룹인데, 실시간으로 연동하는 것은 아니고 사용자 프로파일 동기화를 하면 사용할 수 있습니다. 가장 손쉽게 사용할 수 있는 것이 "SharePoint 그룹" 입니다.

여기서는 "SharePoint 그룹"을 선택하십시오.

   

이미 알고 있는 쉐어포인트 그룹의 이름을 검색해서 선택하고 하단의 [추가] 버튼을 클릭하면 그룹이 선택됩니다. 여러 개를 추가할 수도 있습니다.

대상그룹을 위해 미리 쉐어포인트 그룹을 만들어 놓아도 좋습니다. 대상그룹을 선택하고 나면 [확인] 버튼을 클릭하십시오.

   

아래와 같이 여러 개의 대상 그룹을 지정해 줄 수 있습니다.

아래의 예에서는 "MySharePoint 구성원, MySharePoint 소유자" 그룹에 속한 사람이 "팀 토론" 이라는 링크를 볼 수 있게 됩니다.

   

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.12.19 18:00

[Case 3] 정보의 분류 체계 활용하기

   

[Q]

우리 팀은 문서 라이브러리에 굉장히 많은 문서 자료를 업로드 하여 공유하고 있습니다. 그런데 업로드 되어 있는 문서가 너무 많아 원하는 문서를 쉽고 빠르게 찾는 것이 어렵습니다. 물론 통합검색으로 원하는 문서를 찾을 수도 있겠지만, 팀사이트의 문서를 분류하여 정리하고 싶습니다

   

[A]

문서 라이브러리의 문서를 저장할 , 분류체계를 적용하는 방법은 크게 가지가 있습니다. 폴더를 이용하여 분류하는 방법과 메타데이터(태그, 키워드) 이용하여 분류하는 방법입니다. 폴더를 이용하여 문서를 분류하여 저장하는 방법은 실제로 물리적으로 문서를 분류할 있는 기초적인 방법입니다. 그런데 실제로 폴더를 이용하여 문서를 분리하는 것을 적극적으로 활용하다 보면 너무 세세하게 폴더가 생성되어 실제로 폴더 안에 위치하는 문서의 개수가 되지 않는 경우가 발생합니다. 이런 경우 사용자는 자신이 원하는 문서를 찾기 위해 폴더들을 탐색하다 지쳐버리게 되지요.

경우 폴더의 대안으로 사용할 있는 문서 분류방법이 메타데이터 탐색입니다. 메타 데이터 탐색을 이용하면 실제로 물리적으로 폴더를 생성하여 문서를 분리하지 않아도 문서에 사용자나 관리자가 설정한 메타데이터 태그를 이용하여 마치 폴더로 분류한 것처럼 골라볼 있습니다.

   

<그림>

그림과 같이 좌측 탐색 위치에 폴더 분류와 병행하여 메타데이터 탐색을 사용할 있습니다. 그렇지만 이러한 기능을 활용하기 위해서는 먼저 사용자와 관리자가 문서의 메타데이터 지정을 충실히 해주어야 필요가 있습니다.

 

   

[Case 3 따라 하기 1] 선택필드를 이용하여 메타데이터 탐색 구성하기

메타데이터 탐색으로 사용할 수 있는 필드의 유형은 콘텐츠 형식, 필수 선택 타입, 관리되는 메타데이터 필드 타입 이렇게 세가지 입니다. 실제로는 선택필드와 메타데이터필드가 대표적인 활용대상이 될 것입니다.

아래의 그림은 예제로 사용할 "프로젝트 산출물" 이라는 문서 라이브러리입니다. 아래에 보시는 것과 같이 굉장히 많은 양의 프로젝트 산출물이 년도 별로 구분되어 저장되어 있습니다.

 

그리고 각 년도 폴더 안에는 프로젝트코드로 명명된 폴더가 존재하고 그 안에는 실제로 프로젝트 관리 방법론에 의거한 단계별 산출물이 폴더 별로 잘 정리되어 있습니다.

 

때문에 실제로 "2011년의 XXX 프로젝트에서 작성된 요구사항 명세서를 보고 싶다"고 한다면 해당하는 폴더를 찾아가는 것만으로 쉽게 원하는 문서를 찾아서 볼 수 있습니다.

 

그런데 만약 이런 상황이면 어떨까요?

"지금까지의 모든 프로젝트들의 요구사항 명세서들을 보고 싶다"

이런 상황이라면 요구사항 명세서 들을 찾기 위해 굉장히 많은 폴더들 사이를 돌아다녀야 할 것입니다.

거기에 "지금까지 금융사업부문의 모든 프로젝트 들 중 20억 규모 이상의 프로젝트들의 요구사항 명세서들을 보고 싶다" 라고 한다면 어떨까요? 단순히 이미 구분되어 있는 물리적인 폴더 구조 외에 필터링하고 분류 지을 다른 속성들로 문서를 찾아내야 하는데 굉장히 힘든 작업이 될 것입니다.

   

그러한 가상의 분류체계와 필터링을 가능하게 해 주는 것이 메타데이터 탐색입니다. 이번 예제에서는 간단하게 선택필드를 이용해 메타데이터 탐색을 구성하는 방법을 소개합니다.

   

문서 라이브러리에서 리본메뉴의 [열 만들기] 버튼을 클릭합니다.

   

열 만들기 화면에서 [열 이름]을 입력하십시오.

[이 열의 정보 형식] 을 "선택"으로 선택하십시오.

추가 열 설정 항목에서 [필수 열로 지정] 항목을 "예"로 선택하십시오.

[각 선택 사항을 별도의 줄에 입력] 항목에 원하는 선택 값들을 입력하십시오.

잘못된 정보의 입력을 막기 위해 [기본값]은 지우십시오.

[확인]을 클릭하면 새로운 열이 추가됩니다.

   

추가된 열의 정보를 편집하려면 문서를 선택하고 리본메뉴의 [속성 편집] 버튼을 클릭하십시오.

   

속성 편집창에서 콤보 상자 형태의 [문서 분류] 필드의 값을 선택할 수 있습니다.

   

이런 식으로 등록된 문서들의 [문서분류] 속성값을 지정해줍니다. 분류 값 들을 잘 지정해 놓는 것이 분류 값을 통해 문서를 잘 활용하기 위한 선행조건임을 잊지 마십시오.

   

이제 [문서 분류] 필드를 활용한 메타데이터 탐색을 설정할 차례입니다. 리본메뉴에서 [라이브러리 설정]을 클릭해서 문서 라이브러리 설정 화면으로 이동하십시오.

   

문서 라이브러리 설정화면에서 [메타데이터 탐색 설정]을 클릭하십시오

   

[문서분류] 필드를 클릭하여 선택하고 [추가] 버튼을 클릭하여 오른쪽으로 이동시킵니다. 결과적으로 폴더와 문서분류 두 개가 선택됩니다.

아래쪽에서 [확인] 버튼을 클릭하여 설정을 저장합니다.

   

[프로젝트 산출물] 문서 라이브러리로 이동하면 좌측 하단에 메타데이터 탐색이 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.

   

테스트로 [문서 분류] 내의 "01. 분석단계"를 클릭하면, 이 문서라이브러리 내의 문서들 중 [문서 분류] 필드의 선택 값이 "01. 분석단계"로 설정된 문서들이 모두 모아져서 보이게 됩니다.

이와 같이 메타데이터 탐색을 활용하면 물리적인 폴더의 구조와는 상관없이 추가적으로 설정한 속성값에 의한 문서의 탐색기능이 가능해 집니다.

   

   

[Case 3 따라 하기 2] 용어저장소를 이용하여 메타데이터 탐색 구성하기

앞서의 예제는 선택필드를 이용하여 메타데이터 탐색을 구성한 케이스 입니다. 이번에는 관리되는 메타데이터 필드를 이용하여 탐색을 구성해 보겠습니다.

   

먼저 용어저장소에서 필요한 메타데이터들을 구성해야 합니다. [사이트 작업] --> [사이트 설정]을 클릭하여 사이트 설정 화면으로 이동합니다.

사이트 설정 화면에서 [용어 저장소 관리]를 클릭하십시오.

   

[산출물분류체계] 라는 그룹을 만듭니다.

그 하위에 [산출물분류] 라는 용어집합을 만듭니다.

그리고 그 하위에 일차적인 중분류 용어들을 입력합니다

   

용어 아래에 용어를 생성할 수 있습니다. 그 기능을 이용하여 세세한 분류까지 입력하여 산출물분류의 용어를 완성합니다.

   

이제 용어저장소의 메타데이터를 이용한 분류용 필드를 추가할 차례입니다. 리본메뉴의 [열 만들기]버튼을 클릭하여 열 만들기 창을 띄웁니다.

   

[열 이름]을 입력합니다.

[이 열의 정보 형식]은 "관리되는 메타데이터"를 선택합니다.

그리고 [필수 열로 지정] 항목을 "예" 로 설정합니다.

   

[관리되는 용어 집합 사용] 항목에서 "산출물분류체계" 그룹 아래에 있는 "산출물분류" 용어집합을 선택하십시오.

아래쪽의 [확인]을 클릭하면 설정이 저장되고 열이 만들어 집니다.

   

문서의 속성 창에 새로운 필드가 추가되었습니다.

   

이 관리되는 메타데이터 필드는 탐색 창을 열어서 원하는 용어를 선택할 수 있습니다.

   

또는 수동으로 입력하면 시스템이 같은 문자로 시작하는 용어를 자동으로 추천해주기 때문에 이 추천기능에서 선택할 수도 있습니다.

   

필드를 만들었으니 이제 필드를 메타데이터 탐색에서 활용할 수 있도록 설정해 주어야 합니다. 리본메뉴에서 [라이브러리 설정]을 클릭하여 문서 라이브러리 설정화면으로 이동합니다.

   

[메타데이터 탐색 설정]을 클릭합니다

   

[문서분류체계] 를 선택하고 [추가] 버튼을 클릭하여 오른쪽으로 옮깁니다.

아래쪽의 [확인]을 클릭하여 저장합니다.

   

이제 용어저장소를 이용한 메타데이터 탐색을 실행해 볼 차례 입니다.

이 예제에서는 제가 이미 문서들의 속성값들을 지정해 놓은 상태입니다.

용어저장소의 장점으로도 들었지만, 용어들을 트리 모양의 구조화된 형태로 관리할 수 있기 때문에 체계적인 분류체계를 관리하기에 용이한 면이 있습니다. 아래의 화면과 같이 트리 노드의 깊숙한 곳에 있는 [02. 요구사항명세서]를 클릭하자, 각 폴더들에 흩어져 있었지만 이 속성값을 가지고 있던 문서들이 목록으로 출력됩니다.

   

트리 구조의 장점중의 하나로 중간위치를 클릭하면 하위 노드로 지정된 분류 값들까지 모두 나온다는 점이 있습니다. [01. 요구사항 정의]를 클릭하자, 하위에 [01. 요구사항 정의서]와 [02. 요구사항 명세서]의 속성값이 설정문 문서가 모두 같이 출력됩니다.

   

[여기서 잠깐] 메타데이터의 장점

 

관리되는 메타데이터를 활용한 메타데이터 탐색은 선택필드와 비교하여 크게 가지의 장점이 있습니다

첫째, 관리되는 메타데이터는 중앙화된 용어저장소를 사용하므로 용어들의 재사용이 가능합니다. 용어저장소를 관리해 놓으면 용어들을 전사적으로 공유해서 사용할 있게 되므로 관리적인 측면에서 우월한 점이 있습니다.

둘째, 관리되는 메타데이터는 용어간의 계층구조의 표현이 가능해서 트리 구조의 형태로 구성하여 사용하는 것이 가능합니다.

셋째, 관리되는 메타데이터는 다국어의 지원이 용이합니다. 관리되는 메타데이터는 용어마다 언어별의 레이블을 따로 구성하는 것이 가능합니다. 따라서 기본기능으로 사용자의 언어에 따라 저장되어 있는 언어별 레이블을 표시하기 때문에 서로 다른 언어를 사용하는 사용자도 같은 메타데이터 용어집을 사용할 있습니다.

 

마이크로소프트에서 기본적인 비즈니스 용어에 관련된 메타데이터를 아래의 주소를 통해 무료로 공개하고 있습니다. 파일을 다운받아 확장자를 CSV 변경한 용어집합 불러오기 기능을 이용해서 간단하게 사용할 있습니다.

http://datafacet.com/signup.aspx?feat=GBT_SP2010

영문으로 제공되고 있지만, 메타데이터 용어집을 최초로 구성하실 , 용어집을 참조하시면 도움을 받으실 있습니다

 

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.12.15 18:00

[Case 2] 팀사이트의 정보보안

   

[Q]

우리 TFT 신규사업의 런칭을 위한 준비를 하기 위해 조직되었습니다. TFT 전용으로 팀사이트를 가지고 있지만, 아무래도 보안등급을 높게 유지해야 필요가 있습니다. 팀사이트를 사용하여 협업을 하고 싶지만, 온라인 상으로 정보가 노출되어서는 안됩니다.

   

[A]

쉐어포인트 시스템에서 보안을 유지하는 가장 기본적인 방법은 권한을 설정하는 것입니다.

기본적으로 팀사이트를 새로 생성하면 상위 사이트의 권한을 상속받게 됩니다. 만약 상위 포털 사이트의 권한설정이 모든 직원에게 참여권한을 부여했다고 한다면, 하위에 생성되는 새로운 사이트도 마찬가지로 똑같은 권한이 설정됩니다.

쉐어포인트는 상위 권한의 상속을 끊어버리고 독자적인 권한체계를 설정할 있는 기능을 지원합니다. 신규 사업 TFT 위한 팀사이트의 권한을 상위 사이트 권한과는 상관없는 독자적인 권한으로 설정하면, TFT 구성원 이외에는 사이트에 접속할 없도록 하는 것이 가능합니다. 그리고 권한이 없는 직원은 사이트목록에서 신규사업 TFT 사이트의 이름조차 없습니다

  

 

   

[Case 2 따라 하기 1] 팀사이트 권한설정

   

"상속받을 것이냐, 상속받지 않을 것이냐? 그것이 문제로다."

쉐어포인트의 권한정책을 한마디로 요약하면 이렇게 말할 수 있습니다. 쉐어포인트의 기본적인 권한정책은 상위권한을 물려 받는 것입니다. 사이트모음의 권한을 사이트가 물려받고, 사이트의 권한을 문서라이브러리가 물려받고, 문서 라이브러리의 권한을 문서가 물려받습니다.

그리고 이 기본적인 권한정책의 예외로서 권한상속을 중지하고 독자적인 권한을 설정할 수 있는 방법이 있습니다. 아래와 같은 절차로 권한설정을 할 수 있습니다.

   

팀사이트의 권한설정을 하기 위해서는 해당 팀사이트의 소유자이상의 권한이 있어야 합니다.

팀사이트에 접속하여 [사이트 작업] --> [사이트 사용 권한]을 클릭하여 사용권한 관리 페이지로 이동합니다.

   

지금 위의 페이지를 보면 이 웹사이트는 상위 사용 권한을 상속받고 있다는 것을 알 수 있습니다. 그 결과로 상위 사이트인 MySharePoint 라는 사이트의 권한 그룹이 그대로 이 팀사이트에 적용되고 있는 것입니다. 따라서 예를 들어 홍길동이라는 사람에게 이 팀사이트의 소유 권한을 주려고 한다면, 이 팀사이트의 권한을 설정하는 것이 아니라, 상위 사이트인 MySharePoint 의 권한을 설정해야 합니다.

여기 이 리본의 [사용권한 부여] 버튼이 바로 그것입니다. 상위 사이트인 MySharePoint 의 사용권한을 변경할 수 있도록 해줍니다.

 

   

단지 하위 사이트에게만 적용해야 할 필요가 있는 권한변경 작업을 하려면 먼저 권한상속을 중지 하야 합니다. 리본메뉴에서 [권한 상속 중지]를 클릭하면 됩니다.

   

아래 화면처럼 권한 상속이 중지되어도 화면상으로 크게 달라진 부분이 없어 보입니다. 권한 상속이 중지 될 때, 사용권한 설정을 다 지워버리는 것이 아니라 상속받고 있던 사용권한의 내용을 그대로 복사해서 적용해 주기 때문입니다.

   

권한 상속이 중지되면 리본메뉴가 아래와 같이 변경됩니다. 이후에라도 리본메뉴의 [사용 권한 상속] 메뉴를 클릭하면 현재의 고유한 사용 권한 설정을 없애고 상위 사이트의 사용 권한을 상속 받을 수 있습니다.

   

이렇게 권한 상속의 권한을 중지 한 이후, 원하는 대로 권한을 편집할 수 있습니다.

현재의 사용권한 설정에 특정한 권한을 추가할 수도 있고, 현재의 사용권한을 모두 지우고 완전히 새로운 권한 설정의 내용으로 다시 구성할 수도 있습니다.

   

그럼 간단하게 홍길동이라는 사용자를 이 사이트의 관리자로 지정해보도록 하겠습니다. 기존의 사용 권한 설정을 삭제하거나 변경하지 않으면 사용자들이 이 사이트에 들어와서 작업하던 것이 영향을 주지 않을 것입니다.

리본메뉴에서 [사용 권한 부여] 버튼을 클릭합니다. 창이 뜨면 사용자이름을 넣습니다. 사용 권한 부여 필드의 값을 [사용자에게 사용 권한 직접 부여]로 선택하고 [모든 권한]을 부여합니다.

 

[확인] 버튼을 클릭하면 새로운 권한이 하나 추가된 것을 확인할 수 있습니다. 이제 이 사이트는 기존의 사용 권한 내용은 변경하지 않고, 홍길동이라는 사용자에게 관리권한을 추가적으로 부여해 주었습니다.

   

만약에 이 팀 사이트에 회사의 다른 직원들은 읽기 권한만을 주고, 우리 팀에게만 글을 쓸 수 있는 권한을 부여하고 싶다면 이렇게 작업하면 됩니다.

현재 권한이 구성되어 있는 내용을 보면 상위 사이트인 MySharePoint 를 위한 "MySharePoint 구성원" 그룹에 "참가" 권한이 부여되어 있습니다. 그리고 이 그룹 안에 회사의 직원들이 전부 소속되어 있습니다. 이 "MySharePoint 구성원" 그룹의 팀사이트에 대한 사용권한을 "참가"에서 "읽기"로 변경해야 합니다.

 

"MySharePoint 구성원" 그룹을 선택하고 [사용자의 사용 권한 편집] 버튼을 클릭하면 편집 창이 열립니다. 사용권한의 내용을 "참가"에서 "읽기"로 변경하고 "확인"버튼을 클릭합니다.

   

이렇게 회사직원의 이 팀사이트에 대한 권한이 "읽기"로 변경되었습니다.

   

이제 우리 팀만 팀사이트에 글을 작성할 수 있도록 하기 위해 먼저 그룹을 만들어야 합니다.

리본메뉴에서 [그룹 만들기] 버튼을 클릭하여 페이지를 이동합니다. 그룹의 이름을 정해주고 권한을 "참가"로 설정하고 [만들기] 버튼을 클릭하면 그룹이 만들어 집니다.

   

"우리팀"이라는 이름의 그룹이 만들어졌습니다. [새로 만들기] 버튼을 이용해 우리 팀의 소속원을 이 그룹에 추가해주면 됩니다.

   

이렇게 "우리팀"의 소속원만 글을 쓸 수 있고, 다른 직원들은 방문하여 볼 수만 있도록 하는 내용의 사용 권한 설정이 완료되었습니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.12.12 18:00

[Case 1] 부서 내 파트를 위한 팀사이트

 

[Q]

우리회사는 정규부서가 아닌 단위프로젝트 중심의 협업, 또는 부서 내의 파트 협업에 대한 요구가 높습니다. 이러한 비정규적인 조직의 협업을 효과적으로 지원할 있는 방법이 없을까요?

   

[A]

쉐어포인트의 사이트 생성기능으로 원하는 용도의 사이트를 원하는 위치에 얼마든지 만들어 있습니다. 이를테면, 해외사업부의 내부에 중동담당파트, 유럽담당파트, 미주담당파트가 존재하는 경우 이들 소단위 파트를 위한 각각의 사이트를 생성하면 파트 협업을 보다 적극적으로 지원할 있게 됩니다. 그리고 기존 조직 범위와는 상관없이 결성되는 TFT 성격의 팀도 이들을 위한 팀사이트를 생성하면 효과적인 협업을 지원할 있습니다

 

아래 그림과 같이 사이트를 구성하는 것이 가능합니다.

<정규 조직이 아닌 임시부서와 파트를 위한 사이트 구성 >

 

   

 

   

   

[Case 1 따라 하기 1] 팀사이트 만들기

   

팀사이트를 만들기 위해서는 먼저 적절한 권한이 부여되어 있어야 합니다. 아래의 절차를 수행할 수 없으면 먼저 시스템 관리자에게 문의해서 하위사이트를 생성할 수 있는 권한을 부여 받으셔야 합니다.

아래와 같이 사이트 작업의 메뉴가 나온다면 해당 사이트의 관리권한을 가지지 못한 상태입니다. 관리자에게 사이트 생성을 의뢰하던지, 혹은 관리권한을 요청하셔야 합니다

   

페이지 상의 사이트 작업을 클릭하면, 펼쳐지는 메뉴에서 새 사이트를 클릭합니다.

   

새로 뜨는 창에서 원하는 사이트 템플릿을 선택하고 팀사이트 명과 URL 을 적어줍니다. 이 때 팀사이트 명은 한글을 적어도 되지만, URL 은 영어로만 입력을 해야 하는 것을 지켜주어야 합니다.

만들기 버튼을 클릭하면 사이트가 생성 됩니다.

   

사이트가 생성되면 자동으로 "이 사이트에 대한 그룹 설정" 화면으로 이동합니다. 이 화면에서는 두 가지의 정책 중 한가지를 정해야 합니다.

이 사이트를 메인 루트 사이트와 권한 체계를 동일하게 설정할 것인지, 아니면 이 사이트만의 독자적인 권한 체계를 설정할 것인지를 정해줘야 합니다. 아래의 그림과 같이 "새 그룹 만들기"를 선택하면 독자적인 권한 체계를 가지게 됩니다. 물론 그룹의 이름과 구성원을 마음대로 설정할 수 있습니다.

 

그리고 아래와 같이 기존 그룹을 사용하고 상위 사이트의 소유자, 구성원, 방문자 그룹을 지정해주면 상위 사이트와 동일한 권한으로 설정이 됩니다.

   

이제 팀사이트가 생성이 되었습니다.

   

   

[Case 1 따라 하기 2] 팀사이트 전역탐색설정하기

   

지난 따라 하기 에서는 메인 루트 사이트의 하위에 팀사이트를 생성하였습니다. 그런데 지금 만들어진 세일즈 팀 사이트는 메인 사이트와 연결되는 고리를 찾기 힘듭니다. 리본 메뉴 상의 "위로 탐색" 버튼을 클릭하여 상위 사이트로의 이동을 지원하는 것이 전부 입니다.

 

MySharePoint 라는 상위 사이트 명을 클릭하여 이동할 수 있습니다.

   

이렇게 이동한 상위 사이트에서도 새로 만들어진 세일즈 팀사이트로 이동할 수 있는 명시적인 메뉴경로가 없습니다. 불편함을 해소하기 위해서 리본 메뉴 에 존재하는 메뉴를 이용하여 전역적인 네비게이션(전역탐색)을 구성할 수 있습니다.

단, 전역 탐색을 구성하기 위해서는 메인 루트 사이트(사이트 모음)의 관리자 권한이 있어야 합니다. 따라서 관리자 계정으로 로그인을 하거나, 관리자에게 아래의 작업을 의뢰해야 합니다

   

관리자로 로그인 합니다

[사이트 작업] --> [사이트 설정]을 클릭하여 사이트 설정 화면으로 이동합니다

 

[사이트 모음 관리] --> [사이트 모음 기능]을 클릭합니다

SharePoint Server 게시 인프라가 활성화 되어 있는 것을 확인하십시오. 만약 활성화 되어 있지 않다면 활성화 시키십시오.

   

다시 사이트 설정 화면으로 이동하여, [디자인] --> [탐색]을 클릭합니다

[전역 탐색] 항목에서 [하위 사이트 표시] 체크를 활성화 하고 [확인]을 클릭합니다.

   

이제 상단 전역 탐색 메뉴에서 세일즈 팀으로 이동하는 링크가 만들어 졌습니다

   

아 팀사이트가 앞으로 계속 늘어날 터인데, 이런 식으로 메뉴가 추가되면 얼마 못 가 꽉 차게 될 것입니다. 팀사이트들의 메뉴링크들을 폴더를 만들어 담는 방법으로 메뉴를 좀 더 수정할 수 있습니다.

다시 [탐색] 페이지로 이동합니다. 아래 쪽의 [탐색 편집 및 정렬] 항목에서 [제목 추가]를 클릭하십시오

 

창이 뜨면 실제로 링크를 걸지 않을 것이기 때문에 제목 이외의 정보를 입력하지 않아도 됩니다. 확인을 클릭해서 제목을 저장하십시오.

 

   

새로 추가된 "팀협업 사이트" 제목을 선택하고 [위로 이동] 버튼을 클릭합니다.

 

그리고 "세일즈팀" 링크를 선택하고 [위로 이동] 버튼을 클릭하면 아래와 같이 "팀협업 사이트" 아래에 "세일즈팀" 이 위치하게 됩니다.

   

저장을 하면 아래와 같이 메뉴가 구성되는 것을 볼 수 있습니다. 이렇게 팀이 여러 개가 되어도 깔끔하게 전역탐색 메뉴를 유지할 수 있습니다.

   

그런데 세일즈 팀 사이트로 이동해 보면 이쪽은 메뉴가 적용되지 않은 것을 볼 수 있습니다.

   

[사이트 작업] --> [사이트 설정]으로 이동합니다.

[디자인] --> [탐색]으로 이동합니다.

탐색설정 화면에서 [전역 탐색] 항목을 "상위 사이트와 같은 탐색 항목으로 표시"로 선택합니다.

   

설정을 저장하면 세일즈팀 사이트에서도 상위 사이트와 같은 탐색 항목을 보여줄 수 있게 됩니다.

   

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.10.27 00:42

SharePoint online 은 office 365 을 이루는 서비스의 한부분입니다.

SharePoint 가 독자적인 제품인 동시에 개발 프래임웍의 성격을 가지고 있다보니, 또한 한국시장에서 워낙 SharePoint 의 커스터마이징 개발이 활발하다보니, SharePoint online 의 개발 가능성에 관심을 둘 수 밖에 없습니다.

SharePoint online 상에서 커스터마이징을 할 때 기억해야할 원칙(이라고 쓰고 제약이라고 읽습니다)을 정리해 보도록 하겠습니다. 원래 기능적으로 가지고 있는 제약이 아닌 커스터마이징 개발시의 제약사항에 기반한 내용입니다.

- 샌드박스 솔루션

SharePoint Online 을 위한 개발 방법이라고 해도 과언이 아닐 샌드박스 솔루션입니다. 물론 클라우드가 아닌 온프레이미스 환경에서도 샌드박스 솔루션을 자유롭게 사용하는 것이 가능합니다. 그리고 실제로 회사 내에 멀티 테넌트라고 불러도 될만한 “본사IT-지사IT” 의 구조를 가진 기업이라면 꽤 권장할만한 사용 시나리오를 제공해 주는 잇점이 있습니다. 본사 IT 의 눈치를 보지 않고 지사에서 마음대로 개발한 솔루션을 올려서 사용할 수 있는 것입니다.

그렇지만 샌드박스 솔루션은 태생적으로 샌드박스 안에 격리된 환경에서의 프로세싱 범위 만을 제공받기 때문에 이런 저런 기능의 제약 사항이 있습니다. 자세한 내용은 아래에 상술해 보겠습니다

- 관리자 권한을 못 쓴다

일단 기존의 SharePoint 개발자에게 가장 큰 장벽으로 체감 되는 것이 바로 이것입니다. 코드레벨에서 관리자 권한을 취득할 수 없습니다. 오로지 현재 사용자의 권한으로 코드가 동작하는 것만 허용됩니다.

제가 처음 SharePoint online 의 개발을 시작할 때 가장 크게 걸리는 부분이 이 제약이었습니다. 기존의 on premise 환경에서 개발할 때에는 코드에 의한 관리자 권한의 취득에 꽤 자주 의존했기 때문이었습니다.

-  외부 자원의 사용 제약

관리자권한을 사용하지 못하는 것 다음으로 개발자에게 장벽되는 것은 샌드박스 솔루션에서 SharePoint 오브젝트 모델 이외의 데이터를 사용할 수 없다는 것입니다. SQL 서버도, XML 웹서비스도, HTTP webclient도 사용이 불가능합니다.

실제 어플리케이션 개발에서 이 제약은 꽤 큰 장벽입니다. 서버코드에서 외부자원을 사용할 수 없기 때문에 LOB 어플리케이션에서 일상적으로 구현하던 시스템 간 연동을 구현하려할 때 방법을 찾기가 쉽지 않습니다.

- layout 폴더를 손대지 못한다

SharePoint 의 Layouts 폴더는 14Hive 라고도 불리웁니다. 이 폴더를 사용해서 모든 사이트에 전역적으로 사용할 수 있는 리소스들을 간편하게 서비스 할 수 있습니다. 이를 테면 이미지라든가, JS, CSS 파일들을 말합니다.

이러한 전역 경로를 사용할 수 없기 때문에 개발자들은 사이트 모음단위로 개별적인 리소스 업로드를 해야만 합니다.

-  로컬디스크를 못쓴다

로컬디스크를 사용하는 것이 불가능합니다. 클라우드에서 호스팅되는 SharePoint online의 특성상 당연한 것이기도 합니다만, 고급기능을 구현해야할 경우 개발자에게는 장벽이 될 수 밖에 없습니다. 클라우드 환경에서는 서버는 개발자의 것이 아닌 것이지요.

- 워크플로우 제약

커스텀 워크플로우의 사용은 제한적으로만 허용됩니다.

간단히 정리하면 오로지 SharePoint Designer로 만든 워크플로만 사용할 수 있습니다. SharePoint Designer를 이용해서도 간단한 워크플로우 기능은 구현이 가능합니다만, 보다 복잡하고 고급기능의 워크플로우를 구현하는 데에는 한계가 있습니다.

 

그렇다면 …. 과연… SharePoint Online 은 개발자에게 아무런 의미가 없는 것일까요.

일단 microsoft 에서 제시하는 SharePoint Online 개발사례를 둘러볼 필요가 있습니다. 결론부터 말씀드리면 희망은 있습니다. 충분합니다.

- MSDN 의 아티클 “Customizing SharePoint Online with SharePoint Designer 2010” 에서 훌륭한 디자인 테마 개발 방법을 소개합니다.

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(http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh428136.aspx )

 

- Microsoft 본사 데모팩 개발 사례로서 쉐어포인트 디자인 개발의 궁극을 보여줍니다. 제대로 기획하고 디자인 한다면 그것만으로 이정도까지 쉐어포인트 사이트를 구축할 수 있구나. 하는 것을 보여줍니다.

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- SPC 2011 의 KeyNote 동영상을 보시면 1:25 분 경부터 소개되는 내용 중 Office 365 와 Azure 를 연동하여 개발한 내용이 소개됩니다. SharePoint Online 과 Azure 에 관심이 있으시면 아래의 링크에서 동영상을 보실 수 있습니다.

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(http://www.mssharepointconference.com/pages/keynote.aspx)

 

이제 가까운 한국 사례를 돌아볼까요? 제 주변의 사례를 소개해 보겠습니다.

- SharePoint Online Korea Demo (샌드박스 솔루션으로 디자인을 탈바꿈 시키는 실험무대였습니다.)

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- 응답형 게시판 (아.. SharePoint Online 상에서 구현하는 거 힘들었습니다.. ^^ 지금은 댓글까지 만들어서 거의 완성 상태죠)

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- 워크플로로 구현한 전자결재 (삼정데이터의 Office 365 용 전자결재 솔루션입니다.)

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여기까지 SharePoint Online 이 가지는 개발의 제약사항과 그러한 제약사항을 딛고 개발해낸 국내외의 사례들을 살펴보았습니다. 클라우드 환경에서 비롯되는 한계가 존재하지만 그 한계로 인해 SharePoint 의 가능성이 가려지는 것은 아니라고 봅니다. 오히려 개발자가 해야할 일이 더 많아지고, 활약할 수 있는 분야가 더 늘어난 것이 아닐까 싶습니다.

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.10.10 23:05

일단 백문이 불여일견이니 아래의 그림을 보시죠.

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좌측 네비게이션에 문서 수를 표시할 수 있는 기능을 구현해 보았습니다. 보통은 네비게이션을 뜯어 만들어서 구현을 하는데, 네이게이션을 손대지 않고 기본기능을 사용하는 경우에 쓸 수 있도록 제작해 보았습니다.

웹파트로 간단하게 만들었는데, 이 웹파트가 자바스크립트로 좌측 메뉴에 접근해서 문서수를 표시해 주는 것입니다. 물론 서버코드에서 각 메뉴의 문서 수를 준비해 줍니다.

이 모듈은 웹파트로 되어 있어서 페이지에 웹파트를 추가해야 동작합니다.  에이~~ 실망하지 마십시오. 코드를 활용해서 마스터 페이지에 적용할 수 있는 웹 컨트롤로 만들면 전역으로 모든 페이지에 적용할 수 있습니다. 이 웹파트는 POC 인 것입니다.

그리고 이 모듈에서는 해당 리스트의 문서수를 세어 오는데, 코드를 조금 더 수정하면 오늘생성된 문서수를 넣는 것도 가능하지요. 아니면 지난 3일간의 문서수도 표시할 수 있으니 활용가능성이 아주 넓습니다.

자, 웹파트의 코드를 공개합니다.

using System;
using System.Runtime.InteropServices;
using System.Web.UI;
using System.Web.UI.WebControls;
using System.Web.UI.WebControls.WebParts;
using System.Xml.Serialization;
using Microsoft.SharePoint;
using Microsoft.SharePoint.WebControls;
using Microsoft.SharePoint.WebPartPages;
using Microsoft.SharePoint.Navigation;
using System.Text;
 
namespace MyNewDocCount
{
    [Guid("60c40395-be39-465d-90ab-6eb557f2adc7")]
    public class NewDocCntWebPart : System.Web.UI.WebControls.WebParts.WebPart
    {
        StringBuilder MySB = new StringBuilder();
 
        public NewDocCntWebPart()
        {
        }
 
        protected override void CreateChildControls()
        {
            base.CreateChildControls();
 
            MySB.Append(@"
<script language='javascript' type='text/javascript' src='/_layouts/myjs/jquery-1.6.2.min.js'></script>
<script language='javascript' type='text/javascript'>
var myJSON = { " + UseSPNavigation() + @" };
 
$(function() {
    $('a.ms-navitem').each(function(i){
        $(this).text($(this).text() + '(' + getItemCnt($(this).attr('href')) + ')');
    });
});
 
function getItemCnt(_url){
    var tmpUrl = _url.split('/').join('').split('.').join('').split('%').join('');
    var tmpval = eval('myJSON.' + tmpUrl);
    return tmpval;
}
</script>
");
 
            Label l1 = new Label();
            l1.Text = MySB.ToString();
            this.Controls.Add(l1);
 
            // TODO: add custom rendering code here.
            // Label label = new Label();
            // label.Text = "Hello World";
            // this.Controls.Add(label);
        }
 
        //리스트의 문서수를 찾아 준비한다.
        private string UseSPNavigation()
        {
            StringBuilder MyTempSB = new StringBuilder();
 
            //throw new NotImplementedException();
            using (SPSite site = SPContext.Current.Site)
            using (SPWeb web = SPContext.Current.Web)
            {
                SPNavigationNodeCollection nodes = web.Navigation.QuickLaunch;
 
                foreach (SPNavigationNode node in nodes)
                {
                    SPNavigationNodeCollection childrennodes = node.Children;
 
                    foreach (SPNavigationNode childnode in childrennodes)
                    {
                        try
                        {
                            SPList list = web.GetListFromUrl(childnode.Url);
                            if (MyTempSB.Length > 0)
                            {
                                MyTempSB.Append(", ");
                            }
                            MyTempSB.AppendFormat("'{0}' : '{1}'", Microsoft.JScript.GlobalObject.encodeURI(childnode.Url).Replace("/", "").Replace(".", "").Replace("%", ""), list.ItemCount);
                            
                        }
                        catch (SPException ex)
                        {}
                        catch (Exception ex)
                        {}
                        finally
                        {}
                    }
                }
            }
 
            return MyTempSB.ToString();
        }
    }
}
Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.10.10 12:17

먼저 이 이야기를 하기 전에 아래 그림을 보시죠.

10-03United_lg

(출처 : http://www.microsoft.com/Presspass/Features/2011/oct11/10-03SharePoint.mspx)

위 사례의 그림은 United Airline 의 사례 화면입니다.

bing 맵과 연동하여 전세계의 자사 항공정보를 살펴볼 수 있는 화면입니다. SharePoint 의 Insight 와 Composite 에 해당하는 내용이라고 볼 수 있습니다. 실버라이트 맵 모듈을 제대로 활용하고 있는 좋은 사례 라고 생각됩니다.

우리 SI 사례에서는 이런 모듈을 개발하려면 어마어마한 개발 공수를 투입해서 구축하는게 일반적입니다. (그러고도 안써서 버리는게 다반사죠) 그렇지만 위와 같은 사례의 방식으로 개발한다면 어떨까요? 개발비용은 확 줄이는 것이 가능할 것 같습니다. 고객을 설득하는 게 어려운 일이 될 것 같네요. ^^;

이런 식의 개발 접근방식은 개발자원과 프레임웍의 재활용성을 높이면서 고객의 총비용을 경감시키는데 일조할 수 있다고 생각됩니다.

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.10.07 14:21

간만에 올리는 예제 코드 입니다.

쉐어포인트의 웹파트 페이지를 코드로 생성하고, 웹파트를 위치 시키는 예제 랍니다

문서 라이브러리에 파일을 업로드 하는 기능은 자주 다루어보았는데, 이와 같이 퍼블리싱 페이지를 다루는 코드는 좀 생소하네요.

일단 코드.

1. 기능적으로는 Pages 라이브러리에 접근해서

2. 빈 웹파트 페이지 레이아웃을 지정하고

3. 게시 페이지를 만들고

4. 웹파트를 페이지의 웹파트 존에 꽂아주고

5. 페이지를 체크인하고, 퍼블리싱 합니다

using (SPSite site = new SPSite("http://mySharePoint"))
using (SPWeb web = site.RootWeb)
{
    // 페이지 라이브러리에 접근
    // 일단 서버에 퍼블리싱 기능이 활성화 되었는지는 확인할 필요가 있다
    SPList plist = web.GetList(web.Url + "/Pages");
    SPFolder pfolder = plist.RootFolder;
 
    PublishingWeb pweb = PublishingWeb.GetPublishingWeb(web);
    PageLayout[] playouts = pweb.GetAvailablePageLayouts();
    PageLayout playout = playouts[0];
    
    foreach (PageLayout tmplayout in playouts)
    {
        //콕 집어 '빈 웹파트 페이지'를 만들고 싶은 겁니다.
        if (tmplayout.Name == "BlankWebPartPage.aspx") playout = tmplayout;
    }
    
    //페이지를 생성합니다.
    PublishingPage newPage = pweb.GetPublishingPages().Add(pfolder.ServerRelativeUrl + "/" + PageName + ".aspx", playout);
    newPage.Description = "";
    newPage.Title = PageName;
    newPage.Update();
 
    //추가할 웹파트를 '헤더' 웹파트 존에 꽃아 넣습니다
    SPLimitedWebPartManager wManager = web.GetLimitedWebPartManager(newPage.Url, System.Web.UI.WebControls.WebParts.PersonalizationScope.Shared);
    추가할웹파트Webpart NewWP1 = new 추가할웹파트Webpart();
    wManager.AddWebPart(NewWP1, "Header", 0);
 
    //마무리로 페이지를 체크인 하고 퍼블리싱 합니다.
    SPFile pageFile = newPage.ListItem.File;
    if (pageFile.CheckOutStatus != SPFile.SPCheckOutStatus.None)
    {
        pageFile.CheckIn("Checked In");
        pageFile.Publish("Published");
    }
}

아!. 그리고 이 코드를 사용하려면 프로젝트에 Microsoft.SharePoint.Publishing 이 참조되어 있어야 합니다.

Posted by 랜스 lanslote
SharePoint 20102011.04.07 17:17

방금 전 고객사의 환경에 이상한 점이 있다고 말씀을 듣고 살펴본 내용을 오래 기억을 남기기 위해 기록을 남깁니다.

현상은 아래와 같습니다.

- 쉐어포인트 받는 메일 설정을 하였습니다. 그리고 문서라이브러리에 지정한 메일 주소로 메일을 보내면 SMTP DROP 폴더에 eml 파일들이 쌓이는 것으로 보아 설정은 잘 되었습니다.

- 그런데 Drop 폴더에만 eml 이 쌓이기만 할 뿐 쉐어포인트로 가져가지를 않습니다.

- 받는 전자메일 타이머 잡도 정상적으로 동작합니다.

 

원인과 해결

설정등이 모두 정상적이어서 한참 애먹었는데, 시스템의 이벤트 로그에 에러메세지가 남아 있어서 문제를 해결할 수 있었습니다

원인은 바로 MOSS 시스템 계정이 Drop 폴더에 권한이 없었던 것.

Drop 폴더에는 시스템과 도메인 어드민이 권한이 있었고, 쉐어포인트를 설치한 해당 계정은 권한이 없었습니다. Drop 폴더에 권한을 세텡해주니 메일 배달이 잘 동작했습니다. ~~

Posted by 랜스 lanslote